Operace zpracování: Komunikační kampaň k evropské občanské iniciativě – interakce s vyslanci evropské občanské iniciativy
Správce údajů: Evropská komise, generální sekretariát, oddělení SG.A.1 „Politické priority a pracovní program“
Referenční číslo: DPR-EC-09286
1. Úvod
Evropská komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.
Toto prohlášení o ochraně soukromí obsahuje informace o tom, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů. Dále uvádí, jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Informace o operaci zpracování „Komunikační kampaně týkající se evropské občanské iniciativy“ prováděné oddělením A.1 Generálního sekretariátu Evropské komise (oddělení SG.A.1) jsou uvedeny níže.
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
„Komunikační kampaň evropské občanské iniciativy“ provádí Evropská komise v souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/788 ze dne 17. dubna 2019 o evropské občanské iniciativě. Cílem je „zvýšit informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy... a přispět tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie.“
Jedním z pilířů komunikační kampaně evropské občanské iniciativy je propagace evropské občanské iniciativy prostřednictvím ambasadorů evropské občanské iniciativy.
Ambasadoři evropské občanské iniciativy jsou aktivními šiřiteli informací o evropských občanských iniciativách a pomáhají propagovat hodnoty a poselství evropské občanské iniciativy v praxi v členských státech EU i na úrovni EU. Ambasadoři jsou zapojeni do celé řady činností souvisejících s evropskou občanskou iniciativou, včetně:
- Šíření obsahu týkajícího se evropské občanské iniciativy prostřednictvím svých komunikačních kanálů (internetové stránky, sociální média, publikace, akce atd.)
- Účast na kampaních v sociálních médiích zahájených Evropskou komisí s cílem přiblížit sdělení evropské občanské iniciativy občanům a dalším zainteresovaným stranám
- Podpora při určování a zapojení klíčových osobností ovlivňujících veřejné mínění se silným potenciálem pro komunikaci (tj. místní celebrity, aktivisté, činitelé s rozhodovací pravomocí, vlivní činitelé atd.)
- Podpora při navrhování, organizaci a propagaci akcí v rámci její sítě
Cílem shromažďování a zpracování vašich údajů oddělením SG.A.1 je umožnit vám plnit úlohu ambasadora evropské občanské iniciativy. To vyžaduje tyto úkony:
- Zpracování údajů, které vám umožní kvalifikovat vás jako ambasadora evropské občanské iniciativy, konkrétně posouzení vedoucí k vašemu výběru jako ambasadora evropské občanské iniciativy
- Zpracování vašich kontaktních údajů jako ambasadorů evropské občanské iniciativy s cílem pozvat vás k účasti na komunikačních akcích týkajících se evropské občanské iniciativy
- Shromažďovat a/nebo poskytovat a zveřejňovat na internetových stránkách evropské občanské iniciativy své jméno a příjmení, název funkce, jakož i kontaktní údaje na sociálních médiích, fotografii a životopisnou poznámku,
- Monitorování sociálních médií ambasadorů a další propagační činnosti související s evropskou občanskou iniciativou
Vaše údaje budou shromažďovány manuálně prostřednictvím dodavatele (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Lucembursko, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
Ambasadoři evropské občanské iniciativy se navíc pravděpodobně zúčastní dalších konkrétních činností komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě** a Fóra evropské občanské iniciativy.
Vaše osobní údaje budou tedy pravděpodobně zpracovány v souvislosti s jinými operacemi zpracování:
- když ambasadoři evropské občanské iniciativy komunikují s Komisí a občany prostřednictvím Fóra evropské občanské iniciativy – podrobnosti viz záznam Komise o zpracování údajů DPR-EC-00828 a příslušné prohlášení o ochraně osobních údajů;
- pokud ambasadoři evropské občanské iniciativy figurují v propagačních materiálech komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě – podrobnosti viz záznam Komise o zpracování údajů DPR-EC-09286 a příslušné prohlášení o ochraně soukromí týkající se „Přípravy a šíření propagačních materiálů komunikační kampaně o evropské občanské iniciativě“;
- pokud se ambasadoři evropské občanské iniciativy účastní akcí komunikační kampaně (online i offline) jako řečníci nebo účastníci – podrobnosti viz záznam Komise o zpracování údajů DPR-EC-01063 a prohlášení o ochraně soukromí v rámci konkrétní akce;
- pokud se ambasadoři evropské občanské iniciativy účastní konzultací se zúčastněnými stranami evropské občanské iniciativy – podrobnosti naleznete v záznamu Komise o zpracování údajů DPR-EC-01011 a v prohlášení o ochraně soukromí v rámci konkrétní konzultace se zúčastněnými stranami.
Jakékoli takové zpracování pro jiné účely vždy podléhá příslušnému zvláštnímu prohlášení o ochraně osobních údajů a případně vašemu konkrétnímu souhlasu.
------------------------------------------------------------------------
**Tyto operace zpracování jsou popsány v prohlášení o ochraně soukromí týkajícím se komunikační kampaně ECI zveřejněné na adrese: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_cs
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
V souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení o evropské občanské iniciativě „Komise prostřednictvím komunikačních činností a informačních kampaní zvyšuje informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy, a přispívá tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie“.
Všechny operace zpracování v souvislosti s komunikační kampaní evropské občanské iniciativy jsou prováděny ve veřejném zájmu v souladu s právní povinností, kterou Komisi ukládá nařízení o evropské občanské iniciativě.
Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme jakožto údaje zúčastněné strany evropské občanské iniciativy; tyto údaje jsou nutné k vašemu zařazení mezi ambasadory evropské občanské iniciativy a zpracování pro účely uvedené výše v oddíle 2 písm. a) (kontaktní údaje, posouzení vedoucí k vašemu výběru jako ambasadora evropské občanské iniciativy) je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu.
Vaše osobní údaje jakožto údaje ambasadora evropské občanské iniciativy shromažďujeme a zpracováváme na základě vašeho souhlasu (podpisu charty ambasadora evropské občanské iniciativy) pro účely uvedené v oddíle 2 písm. b), c) a d).
Zajišťujeme, aby byly při zpracování osobních údajů přijaty odpovídající a specifické záruky v souladu s platnými právními předpisy o ochraně údajů.
Váš souhlas jsme získali přímo od vás, a to v písemné podobě vaším podpisem „Charty ambasadorů“.
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Jakožto údaje ambasadora evropské občanské iniciativy budeme zpracovávat vaše následující údaje:
- Kontaktní údaje obdržené od vás nebo získané z příslušných oficiálních databází nebo databází Komise, stávajících místních vztahů Komise nebo agentury a veřejně dostupných zdrojů: jméno, příjmení, státní příslušnost/jazykové preference, funkce/pracovní titul, název organizace, telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelská jména účtu na sociálních médiích;
- životopisné údaje a fotografie, které jste poskytli za účelem jejich zveřejnění na internetových stránkách evropské občanské iniciativy,
- hodnocení Komise a dodavatelů vedoucí k výběru jako ambasadora evropské občanské iniciativy, názory a stanoviska v rámci komunikace s Komisí a dodavateli, podepsaná charta ambasadora evropské občanské iniciativy, zprávy ze sociálních médií a další propagační činnosti vypracované dodavatelem na základě veřejně dostupných informací.
Další osobní údaje ambasadorů evropské občanské iniciativy mohou být zpracovány v souvislosti s ostatními operacemi zpracování, které přispívají ke komunikační kampani evropské občanské iniciativy, jak je uvedeno v oddíle 2. Zejména pokud ambasador evropské občanské iniciativy poskytne individuální reference o svých zkušenostech s evropskou občanskou iniciativou v rámci komunikační kampaně evropské občanské iniciativy nebo se účastní komunikační akce nebo cílené konzultace. Jakékoli takové další zpracování bude provedeno v souladu s příslušným prohlášením o ochraně osobních údajů a případně na základě vašeho konkrétního souhlasu.
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Oddělení SG.A.1 uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu jejich shromažďování nebo dalšího zpracování, konkrétně po dobu nejvýše dvanácti měsíců poté, co jste přestali vykonávat funkci ambasadora evropské občanské iniciativy.
Dokumenty (zprávy, korespondence, případné finanční informace atd.) obsahující osobní údaje budou uchovávány Evropskou komisí po dobu deseti let a archivovány v souladu s právním rámcem Komise a uloženy v systému ARES (Advanced Records System), za které odpovídá generální sekretariát (viz záznam DPR-EC-00536).
Vybraný audiovizuální obsah může být archivován k trvalému uchování v souladu s ustanoveními společného seznamu pro uchovávání spisů Evropské komise (SEC(2022)400) pro historické účely zdokumentování, zachování a zpřístupnění historie a audiovizuálního dědictví Evropské komise a Evropské unie.
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování jsou prováděny podle rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR). Servery, na kterých společnost Netcompany – Intrasoft S.A. zpracovává a ukládá své databáze, se nacházejí výlučně v Evropské unii.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. K technickým opatřením patří zajištění náležité bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely dané operace zpracování.
7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Dále přístup poskytujeme oprávněným zaměstnancům dodavatele (Netcompany – Intrasoft S.A.). Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Vaše jméno a příjmení, název funkce a kontaktní údaje na sociálních médiích, fotografie a biografická poznámka budou zveřejněny na internetových stránkách evropské občanské iniciativy.
Vaše jméno, příjmení, organizaci a kontaktní údaje můžeme sdílet s ostatními zúčastněnými stranami evropské občanské iniciativy na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“, abychom usnadnili organizaci dalších činností kampaně.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako subjekt údajů máte podle kapitoly III (článků 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu nebo vymazání a dále právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést proti zpracování námitku nebo právo na přenositelnost údajů.
Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.
Souhlasil(a) jste se zpracováním svých osobních údajů týkajících se vašeho zařazení mezi ambasadory evropské občanské iniciativy. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před tímto úkonem.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10).
9. Kontaktní informace
- Správce údajů
Chcete-li uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo chcete-li podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce údajů, Evropskou komisi, Generální sekretariát, oddělení SG.A.1 A.1 – Politické priority a pracovní program SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů na adrese edps@edps.europa.eu.
10. Kde najdete další informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-09286.
