Verwerking: EBI-communicatiecampagne - interactie met de EBI-ambassadeurs
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”:
Referentie: DPR-EC-09286
1. Inleiding
De Europese Commissie heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe wij die informatie gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt daarbij ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u gebruik van uw rechten wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking “EBI-communicatiecampagne” uitgevoerd door eenheid A.1 van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie (eenheid SG.A.1).
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
De “EBI-communicatiecampagne” wordt uitgevoerd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief. De campagne “brengt het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek (...) en draagt aldus bij tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie”.
Een van de pijlers van de EBI-communicatiecampagne is het promoten van het Europees burgerinitiatief (EBI) via de EBI-ambassadeurs.
De EBI-ambassadeurs zijn actieve opiniemakers van het Europees burgerinitiatief en helpen de waarden en boodschappen van het EBI op het terrein te promoten, in de EU-lidstaten en/of op EU-niveau. De ambassadeurs zijn betrokken bij verschillende activiteiten rond het EBI, waaronder:
- inhoud met betrekking tot het EBI verspreiden via hun communicatiekanalen (website, sociale media, publicaties, evenementen enz.);
- deelnemen aan socialemediacampagnes of groepen van de Europese Commissie om EBI-boodschappen dichter bij de burger en andere belanghebbenden te brengen;
- ondersteuning bieden bij het zoeken naar en betrekken van belangrijke opinieleiders met een groot outreachpotentieel (d.w.z. lokale beroemdheden, activisten, beleidsmakers, influencers enz.);
- ondersteuning bieden bij het ontwerpen, organiseren en promoten van de evenementen binnen hun netwerk.
Eenheid SG.A.1 verzamelt en verwerkt uw gegevens om u in staat te stellen de rol van EBI-ambassadeur te vervullen. Dit vereist de volgende verwerkingen:
- a) verwerken van gegevens om u te kunnen kwalificeren als EBI-ambassadeur, namelijk beoordelingen die leiden tot uw selectie als EBI-ambassadeur;
- b) verwerken van uw contactgegevens als EBI-ambassadeur om u uit te nodigen om deel te nemen aan communicatie-evenementen van het EBI;
- c) verzamelen en/of aanmaken van volgende gegevens: uw naam en achternaam, functietitel, contactgegevens op sociale media, foto en korte biografie, en publicatie ervan op de website van het EBI;
- d) monitoren van de sociale media van de ambassadeurs en andere promotionele activiteiten in verband met het EBI.
Uw gegevens worden handmatig verzameld via de contractant (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxemburg, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming noch voor profilering.
Bovendien nemen EBI-ambassadeurs waarschijnlijk ook deel aan andere specifieke activiteiten van de EBI-communicatiecampagne** en van het EBI-forum.
Uw persoonsgegevens kunnen derhalve in het kader van andere verwerkingen worden verwerkt:
- wanneer EBI-ambassadeurs contact hebben met de Commissie en de burgers via het EBI-forum – zie voor meer informatie gegevensverwerkingsregister DPR-EC-00828 van de Commissie en de relevante privacyverklaring;
- wanneer EBI-ambassadeurs voorkomen in promotiemateriaal van de EBI-communicatiecampagne – zie voor meer informatie gegevensverwerkingsregister DPR-EC- 09286 van de Commissie en de bijbehorende privacyverklaring met betrekking tot “Opstelling en verspreiding van promotiemateriaal van de EBI-communicatiecampagne”;
- wanneer EBI-ambassadeurs als sprekers of deelnemers deelnemen aan (online en offline) evenementen van de EBI-communicatiecampagne – zie voor meer informatie gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01063 van de Commissie en de privacyverklaringen van het betreffende evenement;
- wanneer EBI-ambassadeurs deelnemen aan raadplegingen van EBI-belanghebbenden – zie voor meer informatie het gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01011 van de Commissie en de privacyverklaring van de betreffende raadpleging van belanghebbenden.
Elke dergelijke verwerking voor andere doeleinden is altijd onderworpen aan een relevante specifieke privacyverklaring en, indien van toepassing, aan uw specifieke toestemming.
------------------------------------------------------------------------
**Deze verwerkingen zijn beschreven in de privacyverklaring met betrekking tot de communicatiecampagne van het EBI die is terug te vinden op: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_nl
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?
In artikel 18, lid 1, van de EBI-verordening is bepaald dat de Commissie het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek moet brengen door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en aldus moet bijdragen tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie.
Alle verwerkingen in het kader van de communicatiecampagne van het EBI worden verricht in het algemeen belang overeenkomstig de wettelijke verplichting die de Commissie in de EBI-verordening is opgelegd.
Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn om u, als belanghebbende bij het EBI, te kunnen kwalificeren als EBI-ambassadeur, omdat de verwerking voor het in punt 2 a), genoemde doel (contactgegevens, beoordelingen waarop uw selectie als EBI-ambassadeur is gebaseerd) noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).
Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens van u, als EBI-ambassadeur, op basis van uw toestemming (artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725, door ondertekening van het EBI-ambassadeurscharter) voor de doeleinden die hierboven onder punt 2 b), c) en d), zijn beschreven.
Wij zorgen ervoor dat er passende en specifieke waarborgen zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wij hebben uw toestemming rechtstreeks van u verkregen, in schriftelijke vorm, doordat u het ambassadeurscharter hebt ondertekend.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens:
- contactgegevens die van u zijn ontvangen, of die afkomstig zijn uit relevante officiële databanken, databanken van de Commissie of openbaar beschikbare bronnen, of die verkregen zijn via lokale partners van de Commissie of agentschappen: voornaam, achternaam, nationaliteit, taalvoorkeur, functie(titel), naam van de organisatie, telefoonnummer, e-mailadres, gebruikersnamen op sociale media;
- korte biografieën en foto’s die u hebt verstrekt met het oog op de publicatie ervan op de EBI-website;
- beoordelingen van de Commissie en de contractanten op basis waarvan u als EBI-ambassadeur werd geselecteerd, standpunten en meningen die deel uitmaken van de uitwisselingen met de Commissie en de contractanten, het ondertekende EBI-ambassadeurscharter en door de contractant op basis van openbaar beschikbare informatie opgestelde verslagen van socialemedia-activiteiten en andere promotionele activiteiten.
Andere persoonsgegevens van EBI-ambassadeurs kunnen worden verwerkt in het kader van de andere verwerkingen die bijdragen aan de EBI-communicatiecampagne, zoals vermeld in punt 2, met name gegevens afkomstig uit persoonlijke getuigenissen van EBI-ambassadeurs over hun EBI-ervaring in het kader van de EBI-communicatiecampagne of afkomstig uit hun deelname aan een EBI-communicatie-evenement of een gerichte raadpleging. Elke dergelijke andere verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met de relevante privacyverklaring en op basis van uw specifieke toestemming, indien van toepassing.
5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Eenheid SG.A.1 bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel van de verzameling of verwerking ervan te verwezenlijken, namelijk maximaal twaalf maanden nadat u gestopt bent met uw werk als EBI-ambassadeur.
Documenten met persoonsgegevens (verslagen, correspondentie, financiële informatie indien relevant enz.) worden tien jaar door de Europese Commissie bewaard en gearchiveerd overeenkomstig het rechtskader van de Commissie. Zij worden opgeslagen in ARES (Advanced Records System) onder de verantwoordelijkheid van het secretariaat-generaal (zie register DPR-EC-00536).
Geselecteerde audiovisuele inhoud kan overeenkomstig de bepalingen van de Common Commission Level Retention List (SEC(2022) 400) voor historische doeleinden worden gearchiveerd om de geschiedenis en het audiovisuele erfgoed van de Commissie en de Europese Unie te documenteren, te bewaren en openbaar te maken.
6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Voor contractanten die namens de Europese Commissie persoonsgegevens verwerken, gelden specifieke contractuele bepalingen en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG). De hostservers waarop Netcompany – Intrasoft S.A. zijn databanken verwerkt en opslaat, bevinden zich uitsluitend binnen de Europese Unie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder andere in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen, met het oog op de verwerking ervan.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze bekendgemaakt?
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking, voor bevoegd personeel volgens het “need to know”-beginsel en voor bevoegd personeel van de contractant (Netcompany – Intrasoft S.A.). Deze medewerkers hebben een statutaire geheimhoudingsplicht en moeten waar nodig aanvullende geheimhoudingsovereenkomsten in acht nemen.
Uw voornaam, achternaam, functietitel, contactgegevens op sociale media, foto en korte biografie worden gepubliceerd op de website van het EBI.
Wij kunnen uw voornaam, achternaam, organisatie en contactgegevens delen met andere EBI-belanghebbenden op basis van het “need-to-know”-principe om de organisatie van andere campagneactiviteiten te vergemakkelijken.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725 hebt u als “betrokkene” specifieke rechten, met name het recht op inzage, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens en het recht op beperking van de verwerking ervan. Onder bepaalde voorwaarden hebt u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of om uw gegevens over te laten dragen.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, ook al is die rechtmatig uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725.
In het kader van uw inschrijving als EBI-ambassadeur hebt u toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke daarvan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld in punt 9.
Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).
9. Contactgegevens
- De verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG. A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Als u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke, hebt u het recht om bezwaar te maken (d.w.z. een klacht in te dienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan de DPO gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming met de referentie DPR-EC-09286.
