Behandling: Kommunikationskampanj om det europeiska medborgarinitiativet – samverkan med medborgarinitiativets ambassadörer
Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionen, generalsekretariatet, enhet SG.A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”
Referens: DPR-EC-09286
1. Inledning
EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.
I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.
Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller kommunikationskampanjen om det europeiska medborgarinitiativet och som sköts av enhet A.1 vid EU-kommissionens generalsekretariat (enhet SG.A.1).
2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?
I enlighet med artikel 18.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet driver EU-kommissionen en kommunikationskampanj för att öka allmänhetens kunskap om initiativet och dess mål och funktion och på så sätt främja medborgarnas aktiva medverkan i EU-politiken.
Medborgarinitiativets ambassadörer spelar en viktig roll i kommunikationskampanjen.
Ambassadörerna hjälper till att informera om det europeiska medborgarinitiativet och främja dess värden och budskap på fältet, i enskilda EU-länder eller på EU-nivå. De kan till exempel
- sprida relevant innehåll via sina kommunikationskanaler (t.ex. webbplats, sociala medier, publikationer och evenemang)
- delta i kommissionens kampanjer i sociala medier för att nå ut till allmänheten och berörda parter
- hitta och engagera viktiga opinionsbildare med stor publik (t.ex. lokala kändisar, aktivister, beslutsfattare och influerare)
- utforma och anordna evenemang och marknadsföra dem inom sina nätverk.
Vi samlar in och behandlar dina uppgifter för att du ska kunna utföra ditt uppdrag som ambassadör för det europeiska medborgarinitiativet. Det omfattar följande:
- Behandling av uppgifter i samband med bedömningar innan du utses till ambassadör för medborgarinitiativet.
- Behandling av dina kontaktuppgifter som ambassadör så att du kan bjudas in till kommunikationsevenemang om medborgarinitiativet.
- Insamling/framtagning och publicering av dina uppgifter på webbplatsen om medborgarinitiativet: för- och efternamn, befattning, användarnamn på sociala medier, foto och presentation.
- Övervakning av dina sociala medier och annan pr-verksamhet i samband med din roll som ambassadör för medborgarinitiativet.
Dina uppgifter samlas in manuellt av kommissionens underleverantör (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxembourg, e-post: eci@netcompany-intrasoft.com).
Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.
Som ambassadör kommer du troligen att delta i andra delar av kommunikationskampanjen** och i forumet.
Dina personuppgifter kommer därför sannolikt att behandlas när du som ambassadör
- interagerar med kommissionen och allmänheten via forumet för medborgarinitiativet – se personuppgiftspolicyn DPR-EC-00828 och det relevanta meddelandet om skydd av personuppgifter
- förekommer i marknadsföringsmaterial för kommunikationskampanjen – se personuppgiftspolicyn DPR-EC-09286 och meddelandet om skydd av personuppgifter när det gäller framtagning och spridning av reklammaterial för kommunikationskampanjen
- deltar i kommunikationskampanjens evenemang (digitalt och på plats), som talare eller deltagare – se personuppgiftspolicyn DPR-EC-01063 och meddelandet om skydd av personuppgifter för det specifika evenemanget
- deltar i samråden med berörda parter – se personuppgiftspolicyn DPR-EC-01011 och meddelandet om skydd av personuppgifter för samrådet.
All sådan behandling för andra ändamål omfattas alltid av ett särskilt meddelande om skydd av personuppgifter och, i förekommande fall, ditt uttryckliga samtycke.
------------------------------------------------------------------------
**Den här behandlingen beskrivs i integritetspolicyn för kommunikationskampanjen som du hittar på https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_sv
3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
Enligt artikel 18.1 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet ska kommissionen driva kommunikationsverksamhet och informationskampanjer för att öka allmänhetens kunskap om medborgarinitiativet och dess mål och funktion, och på så sätt främja medborgarnas aktiva medverkan i EU-politiken.
All behandling i samband med kommunikationskampanjen utförs i allmänhetens intresse i linje med kommissionens rättsliga skyldighet enligt förordningen om det europeiska medborgarinitiativet.
Behandlingen för syftet i punkt 2 ovan (kontaktuppgifter och bedömningar som leder till att du utses till ambassadör) är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Vi samlar därför in och behandlar dina personuppgifter som berörd part och de uppgifter som krävs för att du ska kunna utses till ambassadör för medborgarinitiativet.
Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter som ambassadör för medborgarinitiativet på grundval av ditt samtycke (när du undertecknar ambassadörsstadgan) för de ändamål som anges i punkt 2 ovan.
Vi garanterar att vi vidtar lämpliga och specifika säkerhetsåtgärder vid behandlingen av personuppgifter, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Du har gett ditt skriftliga samtycke genom att underteckna ambassadörsstadgan.
4. Vilka personuppgifter samlar ni in och behandlar?
Vi behandlar följande uppgifter om dig som ambassadör:
- Kontaktuppgifter som du lämnat eller som hämtas från relevanta officiella databaser, kommissionens databaser, kommissionens eller EU-byråernas lokala källor och allmänt tillgängliga källor: för- och efternamn, nationalitet/språkval, befattning/yrkestitel, namnet på din organisation, telefonnummer, mejladress och användarnamn på sociala medier.
- Presentation och foton av dig som du har lämnat så att vi kan publicera dem på webbplatsen om medborgarinitiativet.
- Kommissionens och uppdragstagarnas bedömningar innan du utses till ambassadör för medborgarinitiativet, synpunkter och åsikter som framkommer i diskussionerna med kommissionen och uppdragstagarna, den undertecknade ambassadörsstadgan, rapporter från sociala medier och annan pr-verksamhet som fastställs av uppdragstagaren utifrån offentligt tillgänglig information.
Andra personuppgifter om dig som ambassadör kan komma att behandlas i samband med andra delar av kommunikationskampanjen för medborgarinitiativet, vilket nämns i punkt 2, särskilt om du berättar om dina erfarenheter som ett inslag i kommunikationskampanjen eller deltar i ett kommunikationsevenemang eller ett riktat samråd. All sådan behandling kommer att utföras i enlighet med de relevanta reglerna för skydd av personuppgifter och, i förekommande fall, på grundval av ditt specifika samtycke.
5. Hur länge sparar ni uppgifterna?
Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen eller behandlingen, dvs. i högst tolv månader efter att du har slutat att vara ambassadör för medborgarinitiativet.
Dokument som innehåller personuppgifter (t.ex. rapporter, korrespondens och ekonomiska uppgifter) sparas av kommissionen i tio år och arkiveras i enlighet med kommissionens regelverk och sparas i dokumentsystemet Ares under generalsekretariatets ansvar (se personuppgiftspolicyn DPR-EC-00536).
Utvalt audiovisuellt innehåll får arkiveras permanent i enlighet med kommissionens beslut om lagringstider (SEC(2022) 900/400) för att dokumentera, bevara och sprida kommissionens och EU:s historia och audiovisuella arv.
6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?
Alla personuppgifter i elektronisk form (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens eller underleverantörernas servrar. Behandlingen uppfyller kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679). De värdservrar som Netcompany – Intrasoft S.A. använder för sina databaser är placerade uteslutande i EU.
Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.
7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
Endast behörig personal hos kommissionen och underleverantören (Netcompany – Intrasoft S.A.) som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.
Ditt för- och efternamn, din befattning samt kontaktuppgifter på sociala medier, foto och presentation kommer att publiceras på medborgarinitiativets webbplats.
Vi kan komma att dela ditt för- och efternamn, din organisation och dina kontaktuppgifter med andra intressenter som behöver uppgifterna för att underlätta andra kampanjaktiviteter.
8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt att invända mot behandlingen och att flytta dina uppgifter (dataportabilitet).
Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.
Du har samtyckt till att dina personuppgifter behandlas i din roll som ambassadör för medborgarinitiativet. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.
Kontakta vid behov den personuppgiftsansvarige. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).
Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).
9. Vem kan jag kontakta?
- Personuppgiftsansvarig
Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du skriva till den personuppgiftsansvariga enheten vid kommissionens generalsekretariat, SG. A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Kommissionens dataskyddsombud
Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta dataskyddsombudet på DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Europeiska datatillsynsmannen
Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).
10. Var hittar jag mer information?
Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där man behandlar personuppgifter. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register
Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med referensnummer DPR-EC-09286.
