Spracovateľská operácia: Komunikačná kampaň EIO – interakcia s ambasádormi EIO
Prevádzkovateľ: Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program
Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-09286
1. Úvod
Európska komisia kladie veľký dôraz na ochranu vašich osobných údajov a na rešpektovanie vášho súkromia. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako všetky osobné údaje získavame, ako s poskytnutými údajmi narábame a zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Ďalej sa uvádzajú informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Komunikačná kampaň EIO“, ktorú uskutočňuje oddelenie A.1 Generálneho sekretariátu Európskej komisie (oddelenie SG.A.1).
2. Ako a prečo spracúvame vaše osobné údaje?
„Komunikačnú kampaň EIO“ realizuje Európska komisia v súlade s článkom 18 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/788 zo 17. apríla 2019 o európskej iniciatíve občanov. Komisia prostredníctvom nej „zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov…, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
Jedným z pilierov komunikačnej kampane EIO je propagácia EIO prostredníctvom ambasádorov EIO.
Ambasádori EIO sú aktívnymi multiplikátormi EIO, ktorí pomáhajú propagovať hodnoty a posolstvá EIO v praxi, a to v členských štátoch EÚ a/alebo na úrovni EÚ. Ambasádori sa zapájajú do rôznych činností súvisiacich s EIO, ako sú:
- šírenie obsahu súvisiaceho s EIO prostredníctvom ich komunikačných kanálov (webové sídlo, sociálne médiá, publikácie, podujatia atď.),
- účasť na kampaniach alebo v skupinách na sociálnych médiách, ktoré vytvorila Európska komisia s cieľom priblížiť posolstvá EIO občanom a iným zainteresovaným stranám,
- podpora pri identifikácii a zapájaní kľúčových tvorcov verejnej mienky so silným osvetovým potenciálom (t. j. miestne celebrity, aktivisti, osoby s rozhodovacou právomocou, influenceri atď.),
- podpora pri navrhovaní, organizovaní a propagácii podujatí v rámci príslušnej siete.
Cieľom získavania a spracúvania vašich údajov oddelením SG.A.1 je umožniť vám plniť úlohu ambasádora EIO. Vyžaduje si to tieto spracovateľské operácie:
- a) spracúvanie údajov, na základe ktorých vás možno kvalifikovať ako ambasádora EIO, teda hodnotenia, ktoré boli rozhodujúce nato, aby ste sa stali ambasádorom EIO;
- b) spracúvanie vašich kontaktných údajov ako ambasádora EIO s cieľom prizvať vás na komunikačné podujatia EIO;
- c) získavanie a/alebo predkladanie a uverejňovanie vášho mena a priezviska, označenia funkcie, ako aj kontaktných údajov v rámci sociálnych médií, fotografií a životopisných údajov na webovom sídle EIO;
- d) monitorovanie sociálnych médií ambasádorov a iných propagačných činností súvisiacich s EIO.
Vaše údaje sa budú získavať manuálne prostredníctvom dodávateľa (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburg, Luxemburské veľkovojvodstvo, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.
Navyše je pravdepodobné, že ambasádori EIO sa zúčastnia na ďalších osobitných činnostiach v rámci komunikačnej kampane EIO** a fóra EIO.
Vaše osobné údaje sa teda pravdepodobne budú spracúvať v súvislosti s inými spracovateľskými operáciami:
- keď ambasádori EIO komunikujú s Komisiou a občanmi prostredníctvom fóra EIO – podrobnosti nájdete v zázname Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-00828 a v príslušnom vyhlásení o ochrane osobných údajov,
- keď ambasádori EIO figurujú v propagačných materiáloch komunikačnej kampane EIO – podrobnosti nájdete v zázname Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC- 09286 a v príslušnom vyhlásení o ochrane osobných údajov vo veci „Príprava a šírenie propagačných materiálov komunikačnej kampane EIO“,
- keď sa ambasádori EIO zúčastňujú na podujatiach komunikačnej kampane EIO (online aj offline) ako rečníci alebo účastníci – podrobnosti nájdete v zázname Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01063 a vo vyhláseniach o ochrane osobných údajov konkrétneho podujatia,
- keď sa ambasádori EIO zúčastňujú na konzultáciách o EIO so zainteresovanými stranami – podrobnosti nájdete v zázname Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01011 a vo vyhlásení o ochrane osobných údajov konkrétnej konzultácie so zainteresovanými stranami.
Na každé takéto spracúvanie na iné účely sa vždy vzťahuje príslušné osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov a prípadne váš osobitný súhlas.
------------------------------------------------------------------------
** Tieto spracovateľské operácie sú opísané vo vyhlásení o ochrane osobných údajov týkajúcom sa „Komunikačnej kampane EIO“, ktoré je uverejnené na adrese: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_sk.
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Podľa článku 18 ods. 1 nariadenia o európskej iniciatíve občanov „Komisia zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov prostredníctvom komunikačných činností a informačných kampaní, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
Všetky spracovateľské operácie v súvislosti s komunikačnou kampaňou EIO sa vykonávajú vo verejnom záujme v súlade s právnou povinnosťou, ktorá sa Komisii ukladá nariadením o EIO.
Vaše osobné údaje, ktoré získavame a spracúvame, sa týkajú vášho postavenia zainteresovanej strany EIO a postavenia umožňujúceho kvalifikovať vás ako ambasádora EIO, pretože spracúvanie na účel vyjadrený v oddiele 2 písm. a) (kontaktné údaje, posúdenia rozhodujúce nato, aby ste sa stali ambasádorom EIO) je nevyhnutné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725].
Vaše osobné údaje týkajúce sa vášho postavenia ako ambasádora EIO získavame a spracúvame na základe vášho súhlasu [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725 pri podpise charty ambasádora EIO] na účely vyjadrené vyššie v oddiele 2 písm. b), c) a d).
Zabezpečujeme, aby sa spracúvanie osobných údajov vykonávalo s primeranými a osobitnými zárukami v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane údajov.
Váš súhlas získavame priamo od vás v písomnej forme pri podpise „charty ambasádora“.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Budeme spracúvať tieto údaje:
- kontaktné údaje získané od vás alebo z relevantných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich vzťahoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov: meno, priezvisko, štátna príslušnosť/jazykové preferencie, funkcia/pracovná pozícia, názov organizácie, telefónne číslo, e-mailová adresa, používateľské mená účtov v rámci sociálnych médií,
- životopisné údaje a fotografie, ktoré ste poskytli na účely ich uverejnenia na webovom sídle EIO,
- posúdenia Komisie a dodávateľov vedúce k výberu za ambasádora EIO, názory a stanoviská, ktoré sú súčasťou výmen s Komisiou a dodávateľmi, podpísaná charta ambasádora EIO, správy z činností v rámci sociálnych médií a iných propagačných činností, ktoré vypracoval dodávateľ na základe verejne dostupných informácií.
Iné osobné údaje ambasádorov EIO sa môžu spracúvať v súvislosti s inými spracovateľskými operáciami, ktoré prispievajú ku komunikačnej kampani EIO, ako sa uvádza v oddiele 2, a to najmä v prípade, že ambasádori EIO poskytujú individuálny opis svojich skúseností s EIO v rámci komunikačnej kampane EIO alebo sa zúčastňujú na komunikačnom podujatí EIO či na cielenej konzultácii. Akékoľvek takéto iné spracúvanie sa bude vykonávať v súlade s príslušným vyhlásením o ochrane osobných údajov a v relevantných prípadoch na základe vášho osobitného súhlasu.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Oddelenie SG.A.1 uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, konkrétne maximálne 12 mesiacov po tom, ako ste prestali byť ambasádorom EIO.
Dokumenty (správy, korešpondencia, finančné informácie, ak je to relevantné atď.) obsahujúce osobné údaje uchováva Európska komisia desať rokov. Archivujú sa v súlade s právnym rámcom Komisie a uchovávajú sa v systéme ARES (Advanced Records System), za ktorý zodpovedá generálny sekretariát (pozri záznam DPR-EC-00536).
Vybraný audiovizuálny obsah môže byť trvalo archivovaný v súlade s ustanoveniami spoločného zoznamu pre uchovávanie spisov Komisie [SEC(2022)400] na historické účely zdokumentovania, zachovania a sprístupňovania histórie a audiovizuálneho dedičstva Komisie a Európskej únie.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [všeobecné nariadenie o ochrane údajov (EÚ) 2016/679]. Hostiteľské servery, na ktorých Netcompany – Intrasoft S.A. spracúva a uchováva svoje databázy, sa nachádzajú výlučne v Európskej únii.
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. K technickým opatreniam patria vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patria obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie, oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať) a oprávneným zamestnancom dodávateľa (Netcompany – Intrasoft S.A.). Na týchto zamestnancov sa vzťahujú povinnosti vyplývajúce z právnych predpisov a v prípade potreby aj dodatočné dohody o mlčanlivosti.
Vaše meno a priezvisko, označenie funkcie, ako aj kontaktné údaje v rámci sociálnych médií, fotografia a životopisné údaje budú uverejnené na webovom sídle EIO.
Vaše meno, priezvisko, organizáciu a kontaktné údaje môžeme zdieľať s ostatnými zainteresovanými stranami EIO na základe zásady „need-to-know“ (potreba poznať) s cieľom uľahčiť organizáciu iných činností kampane.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu údajov alebo právo na prenosnosť údajov.
Máte tiež právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
Súhlasili ste so spracúvaním svojich osobných údajov súvisiacich s vaším postavením ambasádora EIO. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu Komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčné označenie záznamu, ako sa uvádza v bode 10).
9. Kontaktné informácie
- Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa – Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG. A.1 Politické priority a pracovný program: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať mu sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).
10. Kde možno získať podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých spracovateľských operácií týkajúcich sa osobných údajov, ktoré vykonala Európska komisia, sú zdokumentované a zodpovednej osobe boli oznámené. Prístup do registra je možný na tejto adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-09286.
