Databehandling vedrørende: Oplysningskampagne om det europæiske borgerinitiativ - interaktion med ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ
Dataansvarlig: Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, kontor SG.A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram"
Referencenummer: DPR-EC-09286
1. Indledning
Europa-Kommissionen er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysningerne for Den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, Databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Oplysningerne vedrørende behandlingen i forbindelse med "Oplysningskampagne om det europæiske borgerinitiativ", der udføres af kontor A.1 i Europa-Kommissionens Generalsekretariat (kontor SG.A.1), findes nedenfor.
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
"Oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ" gennemføres af Europa-Kommissionen i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/788 af 17. april 2019 om det europæiske borgerinitiativ. Formålet med kampagnen er at øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativ (…), og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv."
En af søjlerne i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ er fremme af borgerinitiativet gennem ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ-
Ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ er aktive informationsformidlere af det europæiske borgerinitiativ og bidrager til at fremme borgerinitiativets værdier og budskaber på stedet, i EU's medlemsstater eller på EU-plan. Ambassadørerne er involveret i en række aktiviteter i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ, herunder:
- Formidling af indhold vedrørende det europæiske borgerinitiativ via deres kommunikationskanaler (websted, sociale medier, publikationer, arrangementer osv.)
- Deltagelse i kampagner på de sociale medier, som Europa-Kommissionen lancerer for at bringe budskaberne om det europæiske borgerinitiativ tættere på borgerne og andre interesserede parter
- Støtte til at udpege og engagere centrale opinionsledere med et stort opsøgende potentiale (dvs. lokale berømtheder, aktivister, beslutningstagere, influencere osv.)
- Støtte til udformning, tilrettelæggelse og promovering af arrangementerne inden for sit netværk
Formålet med kontor SG.A.1's indsamling og behandling af dine oplysninger er at give dig mulighed for at udfylde rollen som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ. Dette kræver følgende behandlinger:
- Behandling af data, der gør det muligt at kvalificere dig som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, dvs. vurderinger, der fører til din udvælgelse til ambassadør for det europæiske borgerinitiativ
- Behandling af dine kontaktoplysninger som ambassadører for det europæiske borgerinitiativ for at invitere dig til at deltage i kommunikationsarrangementer vedrørende det europæiske borgerinitiativ
- Indsamling og/eller fremstilling og offentliggørelse på borgerinitiativets websted af dit fornavn og efternavn, stillingsbetegnelse samt kontaktoplysninger på de sociale medier, foto og biografisk note
- Overvågning af ambassadørernes sociale medier og andre PR-aktiviteter i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ
Dine oplysninger vil blive indsamlet manuelt via kontrahenten (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg. Luxembourg, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.
Desuden vil ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ sandsynligvis deltage i de andre specifikke aktiviteter i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ** og i forummet for det europæiske borgerinitiativ.
Dine personoplysninger vil derfor sandsynligvis blive behandlet i forbindelse med andre behandlingsaktiviteter:
- Når ambassadører for det europæiske borgerinitiativ interagerer med Kommissionen og borgerne gennem forummet for det europæiske borgerinitiativ – yderligere oplysninger findes i Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC-00828 og den relevante databeskyttelseserklæring
- Når ambassadører for det europæiske borgerinitiativ optræder i reklamemateriale i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ – yderligere oplysninger findes i Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC- 09286 og den tilhørende databeskyttelseserklæring vedrørende "Forberedelse og formidling af reklamemateriale til oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ"
- Når ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ deltager i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ (online og offline), som talere eller deltagere – yderligere oplysninger findes i Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC-01063 og databeskyttelseserklæringerne for det specifikke arrangement
- Når ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ deltager i høringer af interesserede parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ (online og offline), som talere eller deltagere – yderligere oplysninger findes i Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC-01063 og databeskyttelseserklæringerne for det specifikke arrangement.
Enhver sådan behandling til andre formål er altid underlagt en relevant specifik databeskyttelseserklæring og, hvor det er relevant, dit specifikke samtykke.
------------------------------------------------------------------------
**Disse behandlingsaktiviteter er beskrevet i databeskyttelseserklæringen vedrørende oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ offentliggjort på: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_da
3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?
Kommissionen skal i henhold til artikel 18, stk. 1, i forordningen om det europæiske borgerinitiativ "øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativs eksistens, formål og funktion via kommunikationsaktiviteter og informationskampagner og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv".
Alle behandlingsaktiviteter i forbindelse med oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ gennemføres i offentlighedens interesse i overensstemmelse med den retlige forpligtelse, der er pålagt Kommissionen i forordningen om det europæiske borgerinitiativ.
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger som interessent i det europæiske borgerinitiativ og dem, der skal bruges til at betegne dig som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, fordi behandlingen til det formål, der er angivet i afsnit 2, litra a) (kontaktoplysninger, vurderinger, der fører til din udvælgelse som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ), er nødvendig for udførelsen af en opgave, der udføres i offentlighedens interesse.
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ på grundlag af dit samtykke (ved at underskrive charteret for ambassadører for det europæiske borgerinitiativ) til ovennævnte formål i afsnit 2, litra b), c) og d).
Vi sikrer, at der gennemføres tilstrækkelige og konkrete garantier for behandling af personoplysningerne i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning.
Vi har fået dit samtykke direkte fra dig i skriftlig form ved at underskrive "Ambassadørchartret".
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
Vi vil behandle følgende oplysninger om dig som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ:
- Kontaktoplysninger modtaget fra dig eller indhentet fra relevante officielle databaser eller Kommissionens databaser, eksisterende forbindelser mellem Kommissionen eller agenturer og offentligt tilgængelige kilder: fornavn, efternavn, nationalitet/sprogpræferencer, stilling/stillingsbetegnelse, organisationens navn, telefonnummer, e-mailadresse, brugernavne på sociale medier
- Biografiske noter og fotos, du har givet med henblik på deres offentliggørelse på webstedet for det europæiske borgerinitiativ
- Vurderinger af Kommissionen og de kontrahenter, der førte til udvælgelsen som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, synspunkter og holdninger, der indgår i udvekslingerne med Kommissionen og kontrahenterne, et underskrevet charter charteret for ambassadører for det europæiske borgerinitiativ, rapporter fra de sociale medier og andre PR-aktiviteter, der er udarbejdet af kontrahenten på grundlag af de offentligt tilgængelige oplysninger.
Andre personoplysninger om ambassadørerne for det europæiske borgerinitiativ kan behandles i forbindelse med andre behandlingsaktiviteter, der bidrager til oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ, som nævnt i afsnit 2, navnlig hvis en ambassadør for det europæiske borgerinitiativ giver et individuelt vidnesbyrd om sin erfaring med det europæiske borgerinitiativ som led i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ eller deltager i et kommunikationsinitiativ for det europæiske borgerinitiativ eller i en målrettet høring. Enhver anden form for behandling vil blive foretaget i overensstemmelse med den relevante databeskyttelseserklæring og på grundlag af dit specifikke samtykke, hvis det er relevant.
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Kontor SG.A.1 opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. i en periode på højst tolv måneder, efter at du er ophørt med at varetage funktionen som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ.
Dokumenter (rapporter, korrespondance, eventuelle finansielle oplysninger osv.), der indeholder personoplysninger, opbevares af Europa-Kommissionen i ti år og arkiveres i overensstemmelse med Kommissionens retlige rammer og opbevares i ARES (Advanced Records System) under generalsekretariatets ansvar (se register DPR-EC-00536).
Udvalgt audiovisuelt indhold kan arkiveres til permanent opbevaring i overensstemmelse med bestemmelserne i Kommissionens fælles opbevaringsliste (SEC (2022)400) til historiske formål for at dokumentere, bevare og formidle Kommissionens og Den Europæiske Unions historie og audiovisuelle arv.
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares enten på Kommissionens eller dens kontrahenters servere. Al behandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679). De værtsservere, hvor Netcompany – Intrasoft S.A. behandler og lagrer sine databaser, er udelukkende beliggende i Den Europæiske Union.
For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med databehandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. De organisatoriske foranstaltninger omfatter en begrænsning af adgangen til personoplysninger til udelukkende at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang (need to know-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?
Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og kontrahentens (Netcompany – Intrasoft S.A.) autoriserede personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.
Dit navn og efternavn, stillingsbetegnelse samt kontaktoplysninger på de sociale medier, foto og biografisk note vil blive offentliggjort på borgerinitiativets websted.
Vi kan dele dit fornavn, efternavn, din organisation og kontaktoplysninger med andre interesseret parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ på grundlag af "need to know" -princippet for at lette tilrettelæggelsen af andre kampagneaktiviteter.
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?
Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a).
Du har givet dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med din optagelse som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ. Du kan når som helst trække din tilladelse tilbage ved at underrette Den dataansvarlige. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, Databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne under punkt 9 nedenfor.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du angive referencenummeret/referencenumrene som anført i punkt 10 nedenfor i din anmodning.
9. Kontaktoplysninger
- Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige, Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, kontor SG. A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram": SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Kommissionens Databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)
Du har ret til at indgive en klage over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af Den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
10. Hvor finder du mere information?
Kommissionens Databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle de aktiviteter vedrørende Europa-Kommissionens behandling af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Denne behandling af personoplysninger er opført i Den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-09286.
