Trattamento: Campagna di comunicazione ICE - interazione con gli ambasciatori dell'ICE
Titolare del trattamento: Commissione europea, Segretario generale, Unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro"
Numero di registro: DPR-EC-09286
1. Introduzione
La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali forniti, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'interessato al riguardo. Nell'informativa sono inoltre riportati i dati di contatto del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento "Campagna di comunicazione ICE" effettuato dall'unità A.1 del segretariato generale della Commissione europea (unità SG.A.1) sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
La Commissione europea conduce la "Campagna di comunicazione ICE" conformemente all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (UE)2019/788 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, riguardante l'iniziativa dei cittadini europei, con l'obiettivo di "sensibilizza[re] il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei [...] contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
Uno dei pilastri della campagna di comunicazione è la promozione dell'ICE attraverso i suoi ambasciatori.
Gli ambasciatori sono moltiplicatori attivi dell'iniziativa dei cittadini europei che, con il loro operato, contribuiscono alla promozione sul campo dei valori e dei messaggi dell'ICE negli Stati membri dell'UE o a livello europeo. Gli ambasciatori sono coinvolti in una serie di attività legate all'iniziativa dei cittadini europei, tra cui:
- diffondere i contenuti relativi all'iniziativa dei cittadini europei attraverso i propri canali di comunicazione (sito web, social media, pubblicazioni, eventi, ecc.);
- partecipare alle campagne sui social media promosse dalla Commissione europea per far arrivare ai cittadini e ad altre parti interessate i messaggi dell'ICE;
- fornire sostegno nell'individuare e coinvolgere personalità chiave con un forte potenziale di sensibilizzazione (ad esempio, celebrità locali, attivisti, decisori politici, influencer ecc.);
- fornire sostegno nella progettazione, nell'organizzazione e nella promozione degli eventi nella propria rete.
L'obiettivo della raccolta e del trattamento dei dati personali da parte dell'Unità SG.A.1 è di consentire agli ambasciatori dell'ICE di svolgere il loro ruolo. Ciò richiede i seguenti trattamenti:
- il trattamento dei dati che consentono di qualificarsi quale ambasciatore dell'ICE, vale a dire le valutazioni che portano ad essere selezionati come ambasciatori dell'ICE;
- il trattamento dei dati di contatto degli ambasciatori dell'ICE, per invitarli a partecipare agli eventi di comunicazione dell'ICE;
- la raccolta e/o la produzione e la pubblicazione sul sito web dell'ICE di nome e cognome, funzione, nonché i dati di contatto sui social media, foto e nota biografica degli ambasciatori;
- il monitoraggio dei social media degli ambasciatori e di altre attività promozionali relative all'ICE.
I dati saranno raccolti manualmente, tramite il contraente (Netcompany - Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Lussemburgo, G.D. Lussemburgo, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
È inoltre probabile che gli ambasciatori partecipino alle altre attività specifiche della campagna di comunicazione ICE** e del forum ICE.
È quindi probabile che i dati personali vengano trattati nel contesto di altri trattamenti:
- quando gli ambasciatori interagiscono con la Commissione e con i cittadini attraverso il forum ICE - per i dettagli si rimanda al registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-00828 e alla relativa informativa sulla privacy;
- quando gli ambasciatori compaiono nei materiali promozionali della campagna di comunicazione ICE - per i dettagli si rimanda al registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC- 09286 e alla relativa informativa sulla privacy relativa alla "Preparazione e diffusione dei materiali promozionali" della campagna di comunicazione ICE;
- quando gli ambasciatori partecipano agli eventi della campagna di comunicazione ICE (online e offline), come relatori o partecipanti - per i dettagli si rimanda al registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01063 e alle informative sulla privacy dell'evento specifico;
- quando gli ambasciatori partecipano alle consultazioni dei portatori di interessi dell'ICE - per i dettagli si rimanda al registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01011 e alle informative sulla privacy della consultazione specifica.
Qualsiasi trattamento di questo tipo per altri scopi è sempre soggetto a una specifica informativa sulla privacy e, se del caso, al consenso specifico dell'interessato.
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**Questi trattamenti sono descritti nell'informativa sulla privacy relativa alla campagna di comunicazione ICE pubblicata all'indirizzo: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_it
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento ICE, "la Commissione sensibilizza il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione, contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
Tutti i trattamenti nell'ambito della campagna di comunicazione ICE avvengono nell'interesse pubblico, in linea con l'obbligo giuridico imposto alla Commissione dal regolamento ICE.
Vengono raccolti e trattati i dati personali degli utenti in quanto portatori di interessi dell'ICE e quelli necessari per potersi qualificare come ambasciatore dell'ICE, in quanto il trattamento per la finalità espressa nella sezione 2, lettera a) (dati di contatto, valutazioni che portano alla selezione come ambasciatore dell'ICE) è necessario per eseguire un compito di interesse pubblico.
I dati personali degli utenti, in qualità di ambasciatori dell'ICE, sono raccolti e trattati sulla base del loro consenso (mediante la sottoscrizione dello statuto degli ambasciatori dell'ICE), per le finalità sopra espresse, ai sensi della sezione 2, lettere b), c) e d).
È garantita l'esistenza di salvaguardie adeguate e specifiche per il trattamento dei dati personali, in linea con la legislazione vigente in materia di protezione dei dati.
Il consenso è stato ottenuto direttamente dall'interessato, in forma scritta, con la sottoscrizione dello "Statuto degli ambasciatori".
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Verranno trattati i seguenti dati degli utenti in quanto ambasciatori dell'ICE:
- i dati di contatto comunicati dall'interessato oppure ricavati da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico, in particolare: nome, cognome, titolo nazionalità/preferenze linguistiche, funzione/titolo professionale, nome dell'organizzazione, numero di telefono, indirizzo email, nome utente degli account dei social media;
- le note biografiche e le foto fornite dall'interessato in vista della loro pubblicazione sul sito web dell'ICE;
- le valutazioni della Commissione e dei contraenti che hanno portato alla selezione come ambasciatore dell'ICE, opinioni e pareri che fanno parte degli scambi con la Commissione e i contraenti, lo statuto degli ambasciatori dell'ICE sottoscritto, i rapporti dei social media e di altre attività promozionali istituite dal contraente sulla base delle informazioni accessibili al pubblico.
È possibile che vengano trattati altri dati personali degli ambasciatori dell'ICE nell'ambito di altri trattamenti che contribuiscono alla campagna di comunicazione ICE, come indicato al punto 2. In particolare, se un ambasciatore fornisce una testimonianza personale sulla propria esperienza nell'ambito della campagna di comunicazione ICE o partecipa a un evento di comunicazione dell'ICE o a una consultazione mirata. Qualsiasi altro trattamento avverrà nel rispetto della relativa informativa sulla privacy e sulla base del consenso specifico dell'interessato, ove applicabile.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
L'unità SG.A.1 conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per un periodo massimo di 12 mesi dalla cessazione della funzione di ambasciatore dell'ICE.
I documenti (relazioni, corrispondenza, informazioni finanziarie se pertinenti, ecc.) contenenti dati personali saranno conservati dalla Commissione europea per 10 anni e archiviati secondo il quadro giuridico della Commissione e conservati in ARES (Advanced Records System) sotto la responsabilità del segretariato generale (si veda il registro DPR-EC-00536).
Determinati contenuti audiovisivi possono essere archiviati per conservazione permanente, in linea con le disposizioni dell'elenco comune di conservazione a livello della Commissione (SEC(2022)400), a fini storici, per documentare, preservare e mettere a disposizione del pubblico la storia e il patrimonio audiovisivo della Commissione e dell'Unione europea.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati personali in formato elettronico (email, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
I contraenti della Commissione sono tenuti a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, regolamento (UE) 2016/679). I server host su cui il contraente (Netcompany – Intrasoft S.A.) elabora e conserva le sue banche dati sono situati esclusivamente all'interno dell'Unione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono la limitazione dell'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento, al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere" e al personale autorizzato del contraente (Netcompany – Intrasoft S.A.). Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
Nome e cognome, funzione, nonché i dati di contatto sui social media, foto e nota biografica saranno pubblicati sul sito web dell'ICE.
Nome, cognome, organizzazione e dati di contatto potrebbero essere condivisi con altri portatori di interessi dell'ICE in base al principio della "necessità di sapere", al fine di agevolare l'organizzazione di altre attività della campagna.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile, l'interessato ha anche diritto a opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.
L'interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, effettuato lecitamente a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).
Al momento dell'iscrizione come ambasciatore dell'ICE, si acconsente al trattamento dei dati personali. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.
Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.
9. Dati di contatto
- Il titolare del trattamento
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per formulare osservazioni e domande, esprimere preoccupazioni o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità SG. A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro": SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati all'indirizzo (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD),
Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'interessato ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-09286.
