Operação de tratamento: Campanha de comunicação sobre a ICE: interação com os embaixadores da ICE
Responsável pelo tratamento: Comissão Europeia, Secretariado-Geral, Unidade SG.A.1 - Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
Referência de registo: DPR-EC-09286
1. Introdução
A Comissão Europeia compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.
A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais, descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas e enumera os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «Campanha de comunicação sobre a ICE» realizada pela Unidade A.1 do Secretariado-Geral da Comissão Europeia (Unidade SG.A.1).
2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?
A campanha de comunicação sobre a ICE é realizada pela Comissão Europeia em conformidade com o artigo 18.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2019/788 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de abril de 2019, sobre a iniciativa de cidadania europeia. O seu objetivo é «sensibilizar a opinião pública para a existência, objetivos e funcionamento da iniciativa de cidadania europeia (...), contribuindo assim para promover a participação ativa dos cidadãos na vida política da União.»
Um dos pilares da campanha de comunicação sobre a ICE é a promoção desta última através de embaixadores da ICE.
Os embaixadores da ICE são multiplicadores ativos da Iniciativa de Cidadania Europeia, ajudando a promover os valores e mensagens da ICE no terreno, nos Estados-Membros da UE e a nível da UE. Os embaixadores participam numa série de atividades relacionadas com a Iniciativa de Cidadania Europeia, nomeadamente:
- divulgação de conteúdos relacionados com a Iniciativa de Cidadania Europeia através dos seus próprios canais de comunicação (sítio Web, redes sociais, publicações, eventos, etc.)
- participação em campanhas nas redes sociais lançadas pela Comissão Europeia para levar mensagens relacionadas com a ICE aos cidadãos e outras partes interessadas
- apoio à identificação e participação dos principais líderes de opinião com um forte potencial de sensibilização (por exemplo, celebridades locais, ativistas, decisores, influenciadores, etc.)
- apoio à conceção, organização e promoção dos eventos no âmbito da sua própria rede de contactos
O objetivo da recolha e tratamento dos seus dados pela Unidade SG.A.1 é permitir-lhe desempenhar o papel de embaixador da ICE. O tratamento em questão implica as seguintes operações:
- tratamento dos dados que permitem qualificá-lo como embaixador da ICE, nomeadamente das avaliações conducentes à sua seleção como embaixador da ICE
- tratamento dos seus dados de contacto na sua qualidade de embaixador da ICE para poder ser convidado a participar em eventos de comunicação da ICE
- recolha e/ou apresentação e publicação no sítio Web da ICE do seu nome e apelido e cargo, bem como dos seus dados de contacto nas redes sociais, de uma fotografia e nota biográfica
- acompanhamento da atividade nas redes sociais e de outras atividades de promoção relacionadas com a ICE levadas a cabo pelos embaixadores
Os seus dados serão recolhidos manualmente pelo contratante Netcompany – Intrasoft S.A. (morada: 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburgo, Grão Ducado do Luxemburgo; endereço eletrónico: eci@netcompany-intrasoft.com).
Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.
Além disso, é provável que os embaixadores da ICE participem noutras atividades específicas da campanha de comunicação sobre a ICE** e do Fórum ICE.
Por conseguinte, é provável que os seus dados pessoais sejam tratados no contexto de outras operações de tratamento:
- quando os embaixadores da ICE interagem com a Comissão e com os cidadãos através do Fórum ICE (para mais informações, consulte o registo de tratamento de dados da Comissão DPR-EC-00828 e a declaração de confidencialidade correspondente)
- quando os embaixadores da ICE figuram no material de promoção da campanha de comunicação sobre a ICE (para mais informações, consulte o registo de tratamento de dados da Comissão DPR-EC-09286 e a declaração de confidencialidade correspondente relativa à «Elaboração e divulgação de material de promoção da campanha de comunicação sobre a ICE»)
- quando os embaixadores da ICE participam em eventos da campanha de comunicação sobre a ICE (em linha e fora de linha), como oradores ou participantes (para mais informações, consulte o registo de tratamento de dados da Comissão DPR-EC-01063 e as declarações de confidencialidade relativas ao evento em questão)
- quando os embaixadores da ICE participam nas consultas das partes interessadas da ICE (para mais informações, consulte o registo de tratamento de dados da Comissão DPR-EC-01011 e a declaração de confidencialidade da consulta especificamente relacionada com as partes interessadas)
Qualquer tratamento deste tipo para outros fins está sempre sujeito a uma declaração de confidencialidade específica e, se for caso disso, ao consentimento explícito do titular dos dados.
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**Estas operações de tratamento são descritas na declaração de confidencialidade relativa à campanha de comunicação sobre a ICE publicada em: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_pt
3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?
De acordo com o artigo 18.º, n.º 1 do Regulamento ICE, «a Comissão deve sensibilizar a opinião pública para a existência, objetivos e funcionamento da iniciativa de cidadania europeia por meio de atividades de comunicação e campanhas de informação, contribuindo assim para promover a participação ativa dos cidadãos na vida política da União».
Todas as operações de tratamento no contexto da campanha de comunicação sobre a ICE são realizadas no interesse público, em conformidade com a obrigação jurídica imposta à Comissão no Regulamento ICE.
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais enquanto parte interessada na ICE, bem como os dados necessários para o qualificar como embaixador da ICE, uma vez que o tratamento para os fins acima referidos no ponto 2, alínea a) (dados de contacto, avaliações conducentes à sua seleção como embaixador de ICE) é necessário para o desempenho de funções de interesse público.
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais, na qualidade de embaixador da ICE, com base no seu consentimento (dado mediante a assinatura da Carta dos Embaixadores da ICE), para os efeitos acima referidos, no ponto 2, alíneas b), c) e d).
Velamos pela aplicação de salvaguardas adequadas e específicas relativas ao tratamento de dados pessoais, em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados.
Obtivemos o seu consentimento diretamente, por escrito, quando assinou a «Carta de Embaixador».
4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?
Trataremos os seus dados seguintes na sua qualidade de embaixador da ICE:
- dados de contacto comunicados por si ou provenientes de bases de dados oficiais ou da Comissão relevantes, de contactos locais com a Comissão ou outros e fontes acessíveis ao público - nome próprio, apelido, nacionalidade/preferências linguísticas, função/cargo, nome da organização, número de telefone, endereço eletrónico, nomes de utilizador nas redes sociais
- notas biográficas e fotografias que tenha fornecido para publicação no sítio Web da ICE
- avaliações da Comissão e dos contratantes que estiveram na origem da sua seleção como embaixador da ICE, opiniões e pontos de vista expressos durante a comunicação com a Comissão e os contratantes, Carta de Embaixador da ICE assinada, relatórios sobre a sua atividade nas redes sociais e outras atividades de promoção elaborados pelo contratante com base em informações publicamente disponíveis
Tal como se refere no ponto 2, podem ser tratados outros dados pessoais dos embaixadores da ICE no contexto de outras operações de tratamento que contribuam para a campanha de comunicação sobre a ICE,nomeadamente se, no âmbito da campanha de comunicação sobre a ICE, um embaixador da ICE apresentar um testemunho pessoal da sua experiência ou participar num evento de comunicação sobre a ICE ou numa consulta específica. Qualquer outro tratamento deste tipo será efetuado em conformidade com a declaração de confidencialidade correspondente e com base no seu consentimento explícito, se for caso disso.
5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
A unidade SG.A.1 só conserva os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir a finalidade que presidiu à recolha ou ao tratamento posterior, ou seja, por um período máximo de doze meses após ter deixado de desempenhar as funções de embaixador da ICE.
Os documentos (relatórios, correspondência, informações financeiras relevantes, etc.) que contenham dados pessoais serão conservados pela Comissão Europeia durante dez anos, arquivados de acordo com o quadro jurídico da Comissão e guardados no ARES (Sistema de Registos Avançados) sob a responsabilidade do Secretariado-Geral (ver registo DPR-EC-00536).
Para fins históricos, e a fim de documentar, preservar e disponibilizar ao público o património audiovisual da Comissão e da União Europeia, determinados conteúdos audiovisuais podem ser arquivados para fins de conservação permanente, em conformidade com as disposições da lista comum de conservação de dossiês da Comissão Europeia (SEC(2022)900/400).
6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?
Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia ou dos respetivos contratantes. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.
Os contratantes da Comissão estão sujeitos a uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 ou RGPD). Os servidores onde a Netcompany - Intrasoft S.A. trata e armazena as respetivas bases de dados estão localizados exclusivamente na União Europeia.
Para proteger os seus dados pessoais, a Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas. Dada a natureza dos dados pessoais tratados e os riscos inerentes ao respetivo tratamento, as medidas técnicas compreendem ações adequadas para garantir a segurança em linha e para proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos. Entre as medidas organizativas, figuram a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos desta operação de tratamento.
7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?
Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento e os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento», bem como os membros do pessoal do contratante (Netcompany – Intrasoft S.A.) devidamente autorizados. Estes membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.
Serão publicados no sítio Web da ICE, o seu nome e apelido, cargo, dados de contacto nas redes sociais, fotografia e nota biográfica.
Podemos partilhar o seu nome próprio, apelido, organização e contactos com outras partes interessadas na ICE com base no princípio da «necessidade de tomar conhecimento», tendo em vista facilitar a organização de outras atividades da campanha.
8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?
Enquanto «titular dos dados», beneficia de direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados pessoais e o direito de restringir o respetivo tratamento. Se for caso disso, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, assim como o direito à portabilidade dos mesmos.
Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, que é licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).
Deu o seu consentimento ao tratamento dos seus dados pessoais relacionados com a sua nomeação como embaixador da ICE. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados anteriormente efetuado.
Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento ou, em caso de litígio, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (ver ponto 9).
Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou mais operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência ou referências de registo (ver ponto 10) no seu pedido.
9.Contactos
- Responsável pelo tratamento
Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas que queira apresentar ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte o responsável pelo tratamento, ou seja, a unidade SG. A.1 - Prioridades Políticas e Programa de Trabalho do Secretariado-Geral da Comissão Europeia. SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão
Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)
Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).
10. Onde obter mais informações?
O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.
A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado da proteção de dados com a referência DPR-EC-09286.
