Apstrādes darbība: EPI informatīvā kampaņa — sadarbība ar EPI vēstniekiem
Datu pārzinis: Eiropas Komisija, Ģenerālsekretariāts, SG.A.1. nodaļa “Politikas prioritātes un darba programma”
Atsauces numurs: DPR-EC-09286
1. Ievads
Eiropas Komisija (“Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu tiesības uz privātumu. Komisija vāc un turpmāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.
Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti, un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Šeit ir norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.
Informācija par apstrādes darbību “EPI informatīvā kampaņa”, ko veic Eiropas Komisijas Ģenerālsekretariāta A.1. nodaļa (SG.A.1. nodaļa), ir izklāstīta turpmāk.
2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?
“EPI informatīvo kampaņu” īsteno Eiropas Komisija saskaņā ar 18. panta 1. punktu Eiropas Parlamenta un Padomes 2019. gada 17. aprīļa Regulā (ES) 2019/788 par Eiropas pilsoņu iniciatīvu. Tās mērķis ir “palielināt sabiedrības informētību par Eiropas pilsoņu iniciatīvas esamību, mērķiem un darbību (..), tādējādi veicinot pilsoņu aktīvu līdzdalību Savienības politiskajās norisēs”.
Viens no EPI informatīvās kampaņas pīlāriem ir EPI popularizēšana ar EPI vēstnieku starpniecību.
EPI vēstnieki aktīvi izplata informāciju par Eiropas pilsoņu iniciatīvu, palīdzot popularizēt EPI vērtības un vēstījumus vietējā, ES dalībvalstu vai visas ES mērogā. Vēstnieki ir iesaistīti dažādās darbībās saistībā ar Eiropas pilsoņu iniciatīvu, to vidū:
- ar Eiropas pilsoņu iniciatīvu saistīta satura izplatīšana, izmantojot komunikācijas kanālus (tīmekļvietnes, sociālos medijus, publikācijas, pasākumus utt.);
- dalība Eiropas Komisijas veidotajās sociālo mediju kampaņās, kurās iedzīvotāji un citas ieinteresētās personas tiek iepazīstinātas ar EPI vēstījumiem;
- atbalsts svarīgu viedokļa veidotāju, kuriem ir liels informēšanas potenciāls (t. i., vietējās slavenības, aktīvisti, lēmumu pieņēmēji, ietekmētāji u. c.), apzināšanā un iesaistē;
- atbalsts pasākumu izstrādē, organizēšanā un popularizēšanā EPI tīkla ietvaros.
SG.A.1. nodaļa vāc un apstrādā jūsu datus ar mērķi ļaut jums pildīt EPI vēstnieka pienākumus. Šajā nolūkā nepieciešamas šādas apstrādes darbības:
- datu apstrāde, kas ļauj jūs kvalificēt kā EPI vēstnieku, proti, novērtējumi, kuru rezultātā jūs esat izvēlēts par EPI vēstnieku;
- jūsu kā EPI vēstnieka kontaktinformācijas apstrāde, lai jūs aicinātu piedalīties EPI komunikācijas pasākumos;
- jūsu vārda un uzvārda, amata nosaukuma, kā arī sociālo mediju kontaktinformācijas, fotogrāfijas un īsas biogrāfijas apkopošana un/vai sagatavošana un publicēšana EPI tīmekļa vietnē;
- vēstnieku sociālo mediju un ar EPI saistītu reklāmas pasākumu pārraudzība.
Jūsu datus manuāli vāks darbuzņēmējs (Netcompany — Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxembourg, e-pasts: eci@netcompany-intrasoft.com).
Jūsu persondati netiks izmantoti automatizētai lēmumu pieņemšanai, tai skaitā profilēšanai.
Turklāt ļoti iespējams, ka EPI vēstnieki piedalīsies citās konkrētās EPI informatīvās kampaņas aktivitātēs** un EPI forumā.
Tādēļ iespējams, ka jūsu persondati tiks apstrādāti saistībā ar citām apstrādes darbībām:
- attiecībā uz EPI vēstnieku sadarbību ar Komisiju un pilsoņiem EPI forumā sīkāku informāciju skatīt Komisijas datu apstrādes ierakstā DPR-EC-00828 un ar to saistītajā paziņojumā par privātumu;
- attiecībā uz EPI vēstnieku iekļaušanu EPI komunikācijas kampaņas reklāmas materiālos sīkāku informāciju skatīt Komisijas datu apstrādes ierakstā DPR-EC- 09286 un ar to saistītajā paziņojumā par privātumu “EPI informatīvās kampaņas reklāmas materiālu sagatavošana un izplatīšana”;
- attiecībā uz EPI vēstnieku dalību EPI informatīvās kampaņas pasākumos (tiešsaistē un bezsaistē) runātāja vai dalībnieka statusā sīkāku informāciju skatīt Komisijas datu apstrādes ierakstā DPR-EC-01063 un ar konkrētu pasākumu saistītajā paziņojumā par privātumu;
- attiecībā uz EPI vēstnieku dalību apspriedēs ar EPI ieinteresētajām personām sīkāku informāciju skatīt Komisijas datu apstrādes ierakstā DPR-EC-01011 un konkrētās apspriešanās ar ieinteresētajām personām paziņojumā par privātumu.
Uz jebkādu šādu apstrādi citos nolūkos vienmēr attiecas īpašs paziņojums par privātumu, un attiecīgā gadījumā tiek prasīta jūsu piekrišana.
------------------------------------------------------------------------
**Šīs apstrādes darbības ir aprakstītas paziņojumā par privātumu attiecībā uz EPI informatīvo kampaņu. Vairāk informācijas šeit: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_lv
3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?
Saskaņā ar EPI regulas 18. panta 1. punktu Komisija palielina sabiedrības informētību par Eiropas pilsoņu iniciatīvas esamību, mērķiem un darbību, izmantojot komunikācijas pasākumus un informēšanas kampaņas, tādējādi veicinot pilsoņu aktīvu līdzdalību Savienības politiskajās norisēs.
Visas apstrādes darbības saistībā ar EPI informatīvo kampaņu tiek veiktas sabiedrības interesēs saskaņā ar juridisko pienākumu, kas Komisijai noteikts EPI regulā.
Mēs vācam un apstrādājam jūsu persondatus, kas jūs identificē kā EPI ieinteresēto personu un EPI vēstnieku, jo apstrāde 2. iedaļas a) punktā minētajā nolūkā (kontaktinformācija, novērtējumi, kuru rezultātā jūs esat izvēlēts par EPI vēstnieku) ir nepieciešama, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs.
Mēs vācam un apstrādājam jūsu persondatus, kas jūs identificē kā EPI vēstnieku, pamatojoties uz jūsu piekrišanu (ko esat devis, parakstot EPI vēstnieka hartu) un saskaņā ar mērķiem, kas minēti 2. iedaļas b), c) un d) punktā.
Mēs nodrošinām, ka persondatu apstrādei tiek piemēroti atbilstoši un specifiski drošības pasākumi saskaņā ar piemērojamajiem datu aizsardzības tiesību aktiem.
Jūs mums savu piekrišanu esat devis tieši un rakstiski, parakstot “Vēstnieka hartu”.
4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk?
Mēs apstrādāsim šādus jūsu kā EPI vēstnieka datus:
- kontaktinformācija, kas saņemta no jums vai iegūta no attiecīgajām oficiālajām vai Komisijas datubāzēm, pastāvošajām vietējām attiecībām ar Komisiju vai aģentūrām un publiski pieejamiem avotiem: vārds, uzvārds, valstspiederība/valodas, amats/darba nosaukums, organizācijas nosaukums, tālruņa numurs, e-pasta adrese, sociālo mediju konta lietotājvārdi;
- īsa biogrāfija un fotoattēli, ko esat iesniedzis, lai tos publicētu EPI tīmekļvietnē;
- Komisijas un darbuzņēmēja veikti novērtējumi, kuru rezultātā tikāt izraudzīts par EPI vēstnieku, viedokļi un atzinumi, kas ir daļa no viedokļu apmaiņas ar Komisiju un darbuzņēmējiem, parakstīta EPI vēstnieka harta, ziņojumi no sociālajiem medijiem un citi veicināšanas pasākumi, ko darbuzņēmējs veicis, pamatojoties uz publiski pieejamo informāciju.
Citus EPI vēstnieku persondatus var apstrādāt saistībā ar citām apstrādes darbībām, kas palīdz īstenot EPI informatīvo kampaņu, kā minēts 2. iedaļā. Jo īpaši, ja EPI vēstnieks individuāli stāsta par savu EPI pieredzi EPI informatīvās kampaņas ietvaros vai piedalās EPI komunikācijas pasākumā vai mērķtiecīgā apspriešanā. Jebkāda šāda cita apstrāde tiks veikta saskaņā ar attiecīgo paziņojumu par privātumu un attiecīgā gadījumā — pamatojoties uz jūsu piekrišanu.
5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus?
SG.A.1. nodaļa jūsu persondatus glabā tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai izpildītu vākšanas vai turpmākas apstrādes mērķi, proti, ne ilgāk kā divpadsmit mēnešus pēc tam, kad esat pārtraukuši pildīt EPI vēstnieka funkcijas.
Dokumentus (ziņojumus, korespondenci, attiecīgā gadījumā finanšu informāciju u. c.), kuros ir persondati, Eiropas Komisija glabās desmit gadus un arhivēs saskaņā ar Komisijas tiesisko regulējumu, un tos glabās ARES (Advanced Records System), par ko ir atbildīgs Ģenerālsekretariāts (sk. ierakstu DPR-EC-00536).
Atlasīto audiovizuālo saturu var arhivēt pastāvīgai saglabāšanai saskaņā ar Komisijas saglabājamo dokumentu vienotā saraksta (SEC(2022)400) noteikumiem vēsturiskos nolūkos, lai dokumentētu, saglabātu un darītu pieejamu Komisijas un Eiropas Savienības vēsturi un audiovizuālo mantojumu.
6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus?
Visi persondati elektroniskā formātā (e-pasti, dokumenti, datubāzes, augšupielādētas datu kopas utt.) glabājas vai nu Eiropas Komisijas, vai tās darbuzņēmēju serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.
Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša līguma īpaša klauzula par jūsu datu apstrādi Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas (“VDAR”, Regula (ES) 2016/679). Mitinātājserveri, kuros “Netcompany – Intrasoft S.A.” apstrādā un glabā savas datubāzes, atrodas tikai Eiropas Savienībā.
Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš datu zudumu, grozīšanu un neatļautu piekļuvi tiem, ņemot vērā risku, kas saistīts ar persondatu apstrādi un apstrādāto datu būtību. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.
7. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž?
Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam, kā arī darbuzņēmēja (Netcompany – Intrasoft S.A.) pilnvaroti darbinieki. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.
Jūsu vārds, uzvārds, amata nosaukums, kā arī sociālo mediju kontaktinformācija, foto un īsa biogrāfija tiks publicēta EPI tīmekļvietnē.
Lai atvieglotu citu kampaņas pasākumu organizēšanu un ievērojot principu “nepieciešamība zināt”, mēs jūsu vārdu, uzvārdu, organizāciju un kontaktinformāciju varam nodot citām EPI ieinteresētajām personām.
8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā tās izmantot?
Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt jūsu persondatiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot jūsu persondatu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.
Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.
Jūs esat piekritis savu persondatu apstrādei, reģistrējoties EPI vēstnieka statusā. Jūs savu piekrišanu varat jebkurā laikā atsaukt, par to informējot datu pārzini. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās apstrādes likumību, kas veikta pirms jūsu piekrišanas atsaukuma.
Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai – domstarpību gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.
Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).
9. Kontaktinformācija
- Datu pārzinis
Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, vēlaties ko piebilst, jautāt vai par kaut ko šaubāties vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par savu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Eiropas Komisijas Komunikācijas ģenerāldirektorāta nodaļu SG. A.1. “Politikas prioritātes un darba programma”, rakstot uz adresi SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komisijas datu aizsardzības speciālists
Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)
Ja uzskatāt, ka datu pārziņa veiktās persondatu apstrādes rezultātā ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (t. i., iesniegt sūdzību), rakstot uz šādu e-pasta adresi: edps@edps.europa.eu.
10. Kur var atrast plašāku informāciju?
Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram varat piekļūt šeit: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-09286.
