Verarbeitungsvorgang: EBI-Kommunikationskampagne – Interaktion mit den EBI-Botschafterinnen und -Botschaftern
Datenverantwortlicher: Europäische Kommission, Generalsekretariat, Referat SG.A.1 „Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm“
Aktenzeichen: DPR-EC-09286
1. Einleitung
Die Europäische Kommission ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Sie erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Angaben zum Verarbeitungsvorgang „EBI-Kommunikationskampagne“ des Referats A.1 des Generalsekretariats der Europäischen Kommission (Referat SG.A.1).
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die „EBI-Kommunikationskampagne“ wird von der Europäischen Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/788 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. April 2019 über die Europäische Bürgerinitiative durchgeführt. Ziel der Kampagne ist es, „die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise zu sensibilisieren und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union zu fördern“.
Ein Schwerpunkt der EBI-Kommunikationskampagne ist die Werbung für die EBI durch die EBI-Botschafter/innen.
Die EBI-Botschafter/innen sind Multiplikatoren der Europäischen Bürgerinitiative und helfen, die Werte und Botschaften der EBI vor Ort, in den EU-Mitgliedstaaten oder auf EU-Ebene zu vermitteln. Sie sind an einer Vielzahl von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Europäischen Bürgerinitiative beteiligt, zum Beispiel:
- Verbreitung von Inhalten im Zusammenhang mit der Europäischen Bürgerinitiative über ihre Kommunikationskanäle (Website, soziale Medien, Veröffentlichungen, Veranstaltungen usw.)
- Teilnahme an Social-Media-Kampagnen der Europäischen Kommission, um die EBI-Botschaften der Öffentlichkeit und anderen interessierten Kreisen näherzubringen
- Unterstützung bei der Ermittlung und Einbindung wichtiger Meinungsführer/innen mit großem Potenzial für die Öffentlichkeitsarbeit (z. B. lokale Prominente, Aktivistinnen und Aktivisten, Entscheidungstragende, Influencer/innen usw.)
- Unterstützung bei der Konzeption, Organisation und Bekanntmachung der Veranstaltungen des EBI-Netzwerks
Mit der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten durch das Referat SG.A.1 sollen Sie in die Lage versetzt werden, die Aufgaben des EBI-Botschafters wahrzunehmen. Dies erfordert die folgenden Verarbeitungsvorgänge:
- Verarbeitung von Daten, die Ihre Eignung als EBI-Botschafter/in belegen, d. h. Bewertungen, die zu Ihrer Auswahl als EBI-Botschafter/in geführt haben
- Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten als EBI-Botschafter/in, um Sie zur Teilnahme an EBI-Kommunikationsveranstaltungen einzuladen
- Erhebung und/oder Erstellung und Veröffentlichung Ihres Vor- und Nachnamens, der Berufsbezeichnung sowie der Kontaktdaten in den sozialen Medien, eines Fotos und Ihrer Kurzbiographie auf der EBI-Website
- Social-Media-Monitoring der Botschafter-Accounts und anderer Werbemaßnahmen im Zusammenhang mit der EBI
Ihre Daten werden manuell erfasst, und zwar über unseren Auftragnehmer (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburg, G.D. Luxemburg, E-Mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich der Erstellung von Profilen (Profiling) – verwendet.
Darüber hinaus werden die EBI-Botschafter/innen wahrscheinlich auch an anderen besonderen Aktivitäten der EBI-Kommunikationskampagne** und des EBI-Forums teilnehmen.
Ihre personenbezogenen Daten könnten daher im Rahmen anderer Verarbeitungsvorgänge verarbeitet werden:
- wenn EBI-Botschafter/innen über das EBI-Forum mit der Kommission und den Bürgerinnen und Bürgern interagieren – Einzelheiten finden Sie im Verarbeitungsvorgang DPR-EC-00828 der Kommission und in der entsprechenden Datenschutzerklärung;
- wenn EBI-Botschafter/innen in Werbematerial der EBI-Kommunikationskampagne erscheinen – Einzelheiten finden Sie im Verarbeitungsvorgang DPR-EC-09286 der Kommission und in der entsprechenden Datenschutzerklärung zur „Vorbereitung und Verbreitung von Werbematerial der EBI-Kommunikationskampagne“;
- wenn EBI-Botschafter/innen als Vortragende oder Teilnehmende bei Veranstaltungen der EBI-Kommunikationskampagne (online und offline) in Erscheinung treten – Einzelheiten finden Sie im Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01063 der Kommission und in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Veranstaltung;
- wenn EBI-Botschafter/innen an EBI-Konsultationen der Interessenträger teilnehmen – Einzelheiten finden Sie im Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01011 der Kommission und in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Konsultation der Interessenträger.
Eine Verarbeitung für andere Zwecke unterliegt stets einer einschlägigen Datenschutzerklärung und gegebenenfalls Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
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**Diese Verarbeitungsvorgänge sind in der Datenschutzerklärung zur „EBI-Kommunikationskampagne“ beschrieben. Sie finden sie unter: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_de
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative sieht vor, dass die „Kommission durch Kommunikationsmaßnahmen und Informationskampagnen die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise sensibilisiert und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union fördert.“
Alle Verarbeitungsvorgänge im Rahmen der EBI-Kommunikationskampagne werden im öffentlichen Interesse durchgeführt und stehen somit im Einklang mit der rechtlichen Verpflichtung der Kommission gemäß der EBI-Verordnung.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als EBI-Interessenträger und in Ihrer Funktion als EBI-Botschafter/in, da die Verarbeitung zu dem in Abschnitt 2 Buchstabe a genannten Zweck (Kontaktdaten, Bewertungen, die zu Ihrer Auswahl als EBI-Botschafter/in geführt haben) für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als EBI-Botschafter/in auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (durch Unterzeichnung der Charta des EBI-Botschafters) für die in Abschnitt 2 Buchstaben b, c und d genannten Zwecke.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sorgen wir im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften für angemessene und hinreichende Schutzvorkehrungen.
Mit der Unterzeichnung der „Botschaftercharta“ haben wir Ihre Einwilligung direkt von Ihnen in schriftlicher Form eingeholt.
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als EBI-Botschafter/in verarbeiten wir folgende Daten:
- Kontaktdaten, die wir von Ihnen, aus einschlägigen offiziellen Datenbanken oder aus Datenbanken der Kommission erhalten haben, oder die aus lokalen Beziehungen mit der Kommission oder Agenturen und öffentlich zugänglichen Quellen stammen: Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit/Sprachpräferenzen, Funktion/Berufsbezeichnung, Name der Organisation, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Benutzernamen für soziale Medien;
- Kurzbiographie und Fotos, die Sie zur Veröffentlichung auf der EBI-Website bereitgestellt haben;
- Bewertungen der Kommission und der Auftragnehmer, die zur Auswahl als EBI-Botschafter/in geführt haben, Ansichten und Meinungen, die Teil des Austauschs mit der Kommission und den Auftragnehmern sind, unterzeichnete EBI-Botschaftercharta, Berichte über die Tätigkeit in den sozialen Medien und andere Werbemaßnahmen, die der Auftragnehmer auf der Grundlage öffentlich zugänglicher Informationen erstellt hat.
Wie in Abschnitt 2 erwähnt, können weitere personenbezogene Daten der EBI-Botschafter/innen im Rahmen anderer Verarbeitungsvorgänge der EBI-Kommunikationskampagne verarbeitet werden, zum Beispiel, wenn ein/e EBI-Botschafter/in im Rahmen der EBI-Kommunikationskampagne einen individuellen Erfahrungsbericht über seine oder ihre EBI-Erfahrungen veröffentlicht oder an einer EBI-Kommunikationsveranstaltung oder einer gezielten Konsultation teilnimmt. Diese zusätzlichen Verarbeitungsvorgänge erfolgen im Einklang mit der einschlägigen Datenschutzerklärung und gegebenenfalls auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Das Referat SG.A.1 speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke der Erfassung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. maximal zwölf Monate nach Beendigung Ihrer Tätigkeit als EBI-Botschafter/in.
Dokumente (Berichte, Schriftverkehr, gegebenenfalls Finanzinformationen usw.), die personenbezogene Daten enthalten, werden von der Europäischen Kommission zehn Jahre lang aufbewahrt und gemäß dem Rechtsrahmen der Kommission in ARES (Advanced Records System) unter der Verantwortung des Generalsekretariats archiviert (siehe Vorgang DPR-EC-00536).
Ausgewählte audiovisuelle Inhalte können gemäß den Bestimmungen der Gemeinsamen Aufbewahrungsliste der Kommission für Akten der Europäischen Kommission (SEC(2022)400) zu historischen Zwecken archiviert werden, um die Geschichte und das audiovisuelle Erbe der Kommission und der Europäischen Union zu dokumentieren, zu bewahren und zugänglich zu machen.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder ihrer Auftragnehmer gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Kommission durchgeführt.
Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden. Die Host-Server, auf denen Netcompany – Intrasoft S.A. seine Datenbanken betreibt und aufbewahrt, befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie vor unberechtigtem Zugang, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter sowie ermächtigte Mitarbeiter des Auftragnehmers (Netcompany – Intrasoft S.A.). Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Ihr Vor- und Nachname, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Social-Media-Kontaktdaten, Ihr Foto und Ihre Kurzbiographie werden auf der EBI-Website veröffentlicht.
Um die Organisation anderer Kampagnen zu erleichtern, teilen wir gegebenenfalls Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen, den Namen Ihrer Organisation und Ihre Kontaktdaten mit anderen EBI-Interessenträgern, und zwar nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme.
8. Welche Rechte haben Sie – und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 genießen Sie besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.
Sie haben in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung als EBI-Botschafter/in eingewilligt. Sie können diese Einwilligung jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an den Datenverantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenverantwortlichen bzw. im Konfliktfall an den Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge wahrnehmen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.
9. Kontaktdaten
- Datenverantwortlicher
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen auf: Europäische Kommission, Generaldirektion SG, Referat A.1 – Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EU-Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-09286.
