Операция по обработване: Комуникационна кампания за ЕГИ — взаимодействие с посланиците на ЕГИ
Администратор на лични данни: Европейска комисия, Генерален секретариат, отдел SG.A.1 „Политически приоритети и работна програма“
Номер на записа: DPR-EC-09286
1. Въведение
Европейската комисия е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни.
В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.
Информацията във връзка с операцията по обработване „Комуникационна кампания за ЕГИ — взаимодействие с посланиците на ЕГИ“, извършвана от отдел A.1 на Генералния секретариат на Европейската комисия (отдел SG.A.1), е представена по-долу.
2. Защо и как обработваме личните Ви данни?
Комуникационната кампания за ЕГИ се провежда от Европейската комисия в съответствие с член 18, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2019/788 на Европейския парламент и на Съвета от 17 април 2019 г. относно европейската гражданска инициатива. Нейната цел е „повишаване на обществената осведоменост за съществуването, целите и действието на европейската гражданска инициатива (...), като по този начин допринася за насърчаването на активното участие на гражданите в политическия живот на Съюза“.
Един от стълбовете на комуникационната кампания на ЕГИ е популяризирането на ЕГИ чрез посланиците на ЕГИ.
Посланиците на ЕГИ са активни популяризатори на Европейската гражданска инициатива, които помагат за популяризирането на ценностите и посланията на ЕГИ по места, в държавите от ЕС или на равнището на ЕС. Посланиците участват в различни дейности, свързани с Европейската гражданска инициатива, включително:
- разпространение на съдържание, свързано с Европейската гражданска инициатива, чрез техните комуникационни канали (уебсайтове, социални медии, публикации, прояви и др.)
- участие в кампании в социалните медии, организирани от Европейската комисия с цел достигане на посланията на ЕГИ до гражданите и другите заинтересовани страни
- подкрепа за идентифициране и ангажиране на ключови фигури, формиращи общественото мнение, с голям потенциал за достигане до обществеността (напр. местни знаменитости, активисти, лица, отговорни за вземането на решения, инфлуенсъри и др.)
- подкрепа при планирането, организирането и популяризирането на прояви в рамките на тяхната мрежа.
Целта на събирането и обработването на Вашите данни от отдел SG.A.1 е да можете да изпълнявате ролята на посланик на ЕГИ. За това са необходими следните операции по обработване:
- обработване на данни, които позволяват да бъдете определен за посланик на ЕГИ, а именно извършване на оценки, които водят до избирането Ви за посланик на ЕГИ
- обработване на координатите за връзка с Вас в качеството Ви на посланици на ЕГИ, за да Ви бъдат отправяни покани за участие в комуникационни прояви за ЕГИ
- събиране и/или изготвяне и публикуване на уебсайта на ЕГИ на Вашето собствено и фамилно име, длъжност, както и координати за връзка в социалните медии, снимка и биографична бележка
- наблюдение на дейностите на посланиците в социалните медии и други техни дейности за популяризиране, свързани с ЕГИ.
Вашите данни ще бъдат събирани ръчно чрез изпълнителя (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxembourg, ел. адрес: eci@netcompany-intrasoft.com).
Личните Ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.
Освен това посланиците на ЕГИ вероятно ще участват и в други дейности в рамките на комуникационната кампания за ЕГИ** и във Форума на ЕГИ.
Поради това личните Ви данни вероятно ще бъдат обработвани в контекста на други операции по обработване:
- когато посланици на ЕГИ взаимодействат с Комисията и гражданите чрез Форума на ЕГИ — за подробности вж. записа на Комисията за обработване на данни DPR-ЕС-00828 и съответната декларация за поверителност;
- когато посланици на ЕГИ присъстват в рекламни материали в рамките на комуникационната кампания за ЕГИ — за подробности вж. записа на Комисията за обработване на данни DPR-ЕС-09286 и съответната декларация за поверителност във връзка с изготвянето и разпространението на рекламни материали в рамките на комуникационната кампания за ЕГИ;
- когато посланици на ЕГИ участват в прояви в рамките на комуникационната кампания за ЕГИ (онлайн и офлайн) като оратори или участници — за подробности вж. записа на Комисията за обработване на данни DPR-ЕС-01063 и декларациите за поверителност във връзка с конкретните прояви;
- когато посланици на ЕГИ участват в консултации със заинтересованите страни относно ЕГИ — за подробности вж. записа на Комисията за обработване на данни DPR-ЕС-01011 и декларациите за поверителност във връзка с конкретните консултации със заинтересованите страни.
Всяко такова обработване за други цели винаги е предмет на съответна специална декларация за поверителност и, когато е приложимо, трябва да дадете съгласие конкретно за него.
------------------------------------------------------------------------
**Тези операции по обработване са описани в декларацията за поверителност във връзка с комуникационната кампания за ЕГИ, публикувана на адрес: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_bg
3. На какво(и) правно(и) основание(я) обработваме личните Ви данни?
Съгласно член 18, параграф 1 от Регламента относно ЕГИ Комисията взема мерки за повишаване на обществената осведоменост за съществуването, целите и действието на европейската гражданска инициатива чрез комуникационни дейности и информационни кампании, като по този начин допринася за насърчаването на активното участие на гражданите в политическия живот на Съюза.
Всички операции по обработване в контекста на комуникационната кампания за ЕГИ се извършват в обществен интерес в съответствие с правното задължение, наложено на Комисията в Регламента относно ЕГИ.
Събираме и обработваме Вашите лични данни в качеството Ви на заинтересована страна по ЕГИ, както и тези, необходими за определянето Ви за посланик на ЕГИ, тъй като обработването за целите, посочени по-горе в раздел 2, буква а) (координати за връзка, извършване на оценки, които водят до избирането Ви за посланик на ЕГИ), е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес.
Събираме и обработваме личните Ви данни в качеството Ви на посланик на ЕГИ въз основа на Вашето съгласие (чрез подписване на хартата на посланиците на ЕГИ) за целите, посочени по-горе в раздел 2, букви б), в) и г).
Гарантираме, че при обработването на лични данни се прилагат подходящи и конкретни предпазни мерки в съответствие с приложимото законодателство за защита на данните.
Получаваме Вашето съгласие директно от Вас в писмена форма, когато подписвате хартата на посланиците.
4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?
Ще обработваме следните Ваши данни в качеството Ви на посланици на ЕГИ:
- координати за връзка, получени от Вас или от съответните официални бази данни или бази данни на Комисията, съществуващите контакти по места на Комисията или агенции и обществено достъпни източници: собствено име, фамилно име, гражданство/езикови предпочитания, длъжност, наименование на организация, телефонен номер, електронен адрес, потребителски имена за профили в социалните медии;
- биографични бележки и снимки, които сте предоставили с оглед на публикуването им на уебсайта на ЕГИ;
- оценки на Комисията и на изпълнителите, водещи до избора за посланик на ЕГИ, мнения и становища, които са част от кореспонденцията с Комисията и изпълнителите, подписана харта на посланиците на ЕГИ, доклади за дейностите в социалните медии и другите рекламни дейности, изготвени от изпълнителя въз основа на публично достъпната информация.
Други лични данни на посланиците на ЕГИ могат да бъдат обработвани в контекста на другите операции по обработване, допринасящи за комуникационната кампания за ЕГИ, както е посочено в раздел 2, по-специално, ако посланик на ЕГИ предостави лично свидетелство за опита си с ЕГИ като част от комуникационната кампания за ЕГИ или участва в комуникационна проява или в целева консултация относно ЕГИ. Всяко такова обработване ще се извършва в съответствие със съответната декларация за поверителност и въз основа на конкретното Ви съгласие, когато е приложимо.
5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?
Отдел SG.A.1 съхранява личните Ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или последващото обработване, а именно за максимален срок от дванайсет месеца, след като престанете да изпълнявате функцията на посланик на ЕГИ.
Документите (доклади, кореспонденция, финансова информация, ако е уместно, и т.н.), съдържащи лични данни, ще бъдат съхранявани от Европейската комисия в продължение на десет години. Те ще бъдат архивирани в съответствие с правната рамка на Комисията и съхранявани в ARES (Advanced Records System) под отговорността на Генералния секретариат (вж. запис DPR-ЕС-00536).
Избрано аудио-визуално съдържание може да бъде архивирано за постоянно съхранение в съответствие с разпоредбите на Общия списък за запазването на преписки на равнището на Комисията (SEC(2022)400) с историческа цел, за да се документират, да се съхранят и да се осигури достъп до историята и аудио-визуалното наследство на Комисията и на Европейския съюз.
6. Как съхраняваме и гарантираме защитата на личните Ви данни?
Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и др.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия или на сървърите на работещите с нея изпълнители. Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.
Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на Вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679). Сървърите, на които Netcompany – Intrasoft S.A.обработва и съхранява своите бази данни, се намират изключително в рамките на Европейския съюз.
За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, от промяна на данните или от неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.
7. Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?
Достъп до личните Ви данни се предоставя на служителите на Комисията, отговарящи за извършването на операцията по обработване, на упълномощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“, както и на упълномощени служители на изпълнителя (Netcompany – Intrasoft S.A.). Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.
Вашето собствено име, фамилно име и длъжност, както и координатите за връзка в социалните медии, снимка и биографична бележка ще бъдат публикувани на уебсайта на ЕГИ.
Може да споделяме Вашето собствено име, фамилно име, координати за връзка и организация с други заинтересовани страни по ЕГИ въз основа на принципа „необходимост да се знае“, за да се улесни организирането на други дейности в рамките на кампанията.
8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?
Като „субект на данните“ Вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп до Вашите лични данни, правото на коригиране или изтриване на тези данни, както и правото на ограничаване на обработването на Вашите лични данни. Когато е приложимо, имате също право да възразите срещу обработването, както и право на преносимост на данните.
Имате право да възразите срещу законното обработване на личните Ви данни, извършвано съгласно член 5, параграф 1, буква а).
Вие сте дали съгласието си за обработването на личните Ви данни, свързани със записването Ви като посланик на ЕГИ. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването, извършено преди да сте оттеглили съгласието си.
Правата си можете да упражните, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Координатите за връзка с тях са посочени в точка 9 по-долу.
Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете ги във Вашето искане (т.е. номерата на записите в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).
9. Координати за връзка
- Администратор на лични данни
Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или опасения или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните Ви данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни — Европейска комисия, Генерален секретариат, отдел SG.A.1 „Политически приоритети и работна програма“: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията
По въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на електронен адрес DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)
Ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни, имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu).
10. Къде можете да намерите по-подробна информация?
Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички извършвани от Европейската комисия операции по обработване на лични данни, които са били документирани и са му били съобщени. За достъп до регистъра използвайте следната връзка: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния номер на запис: DPR-EC-09286.
