Operațiunea de prelucrare: Campania de comunicare privind ICE – interacțiunea cu ambasadorii ICE
Operatorul de date: Comisia Europeană, Secretariatul General, Unitatea SG.A.1 „Priorități politice și program de lucru”
Referința înregistrării: DPR-EC-09286
1. Introducere
Comisia Europeană este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.
Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, gestionăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, aceasta precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.
Vă prezentăm mai jos informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Campania de comunicare privind ICE”, desfășurată de unitatea A.1 a Secretariatului General al Comisiei Europene (unitatea SG.A.1).
2. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?
„Campania de comunicare privind ICE” este desfășurată de Comisia Europeană în conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2019/788 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 aprilie 2019 privind Inițiativa cetățenească europeană. Obiectivul său este „sensibilizarea publicului cu privire la existența, obiectivele și funcționarea Inițiativei cetățenești europene (...), contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii”.
Unul dintre pilonii Campaniei de comunicare privind ICE este promovarea ICE prin intermediul ambasadorilor ICE.
Ambasadorii ICE sunt multiplicatori activi ai Inițiativei cetățenești europene. Ei promovează valorile și mesajele ICE pe teren, în statele membre ale UE sau la nivelul UE. Ambasadorii sunt implicați într-o varietate de activități legate de Inițiativa cetățenească europeană. De exemplu, ei:
- difuzează conținut legat de Inițiativa cetățenească europeană prin intermediul canalelor lor de comunicare (site web, rețele sociale, publicații, evenimente etc.)
- participă la campanii desfășurate pe rețelele sociale de către Comisia Europeană pentru a aduce mesajele ICE mai aproape de cetățeni și de alți actori interesați
- susțin identificarea și implicarea unor lideri de opinie cu un puternic potențial de informare (celebrități locale, activiști, factori de decizie, influențatori etc.)
- susțin conceperea, organizarea și promovarea evenimentelor în cadrul propriilor rețele
Unitatea SG.A.1 vă colectează și vă prelucrează datele pentru a vă permite să îndepliniți rolul de ambasador al ICE. Pentru aceasta, este nevoie de următoarele operațiuni de prelucrare:
- Prelucrarea datelor care vă permit să vă calificați drept ambasador al ICE, prin evaluări care să conducă la selectarea dumneavoastră ca ambasador al ICE
- Prelucrarea datelor dumneavoastră de contact în calitate de ambasador al ICE, pentru a vă invita să participați la evenimente de comunicare privind ICE
- Colectarea și/sau producerea și publicarea pe site-ul ICE a numelui, prenumelui și funcției dumneavoastră, precum și a datelor de contact pe rețelele sociale, a fotografiei și a notei biografice
- Monitorizarea activităților conexe pe rețelele sociale și a altor activități promoționale legate de ICE
Datele dumneavoastră vor fi colectate manual de contractantul nostru (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburg, G.D). Luxemburg, e-mail: eci@netcompany-intrasoft.com).
Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru stabilirea unui profil.
În plus, este foarte posibil ca ambasadorii ICE să participe la alte activități specifice ale Campaniei de comunicare privind ICE** și ale Forumului ICE.
Prin urmare, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi cel mai probabil prelucrate și în contextul altor operațiuni de prelucrare:
- atunci când ambasadorii ICE interacționează cu Comisia și cu cetățenii prin intermediul Forumului ICE – pentru mai multe detalii, vă rugăm să consultați înregistrarea DPR-EC-00828 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și declarația de confidențialitate relevantă;
- atunci când ambasadorii ICE figurează în materialele promoționale ale Campaniei de comunicare privind ICE – pentru detalii, vă rugăm să consultați înregistrarea DPR-EC-09286 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și declarația de confidențialitate pentru „Pregătirea și difuzarea materialelor promoționale ale Campaniei de comunicare privind ICE”;
- atunci când ambasadorii ICE participă la evenimente din Campania de comunicare privind ICE (online și offline), în calitate de vorbitori sau participanți – pentru detalii, vă rugăm să consultați înregistrarea DPR-EC-01063 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și declarațiile de confidențialitate ale evenimentului în sine;
- atunci când ambasadorii ICE participă la consultările părților interesate de Inițiativa cetățenească europeană – pentru detalii, vă rugăm să consultați înregistrarea DPR-EC-01011 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și declarația de confidențialitate aferentă consultării respective.
Orice astfel de prelucrare în alte scopuri face întotdeauna obiectul unei declarații de confidențialitate specifice și, după caz, al consimțământului dumneavoastră.
------------------------------------------------------------------------
**Aceste operațiuni de prelucrare sunt descrise în declarația de confidențialitate privind Campania de comunicare privind ICE, publicată la adresa: https://citizens-initiative.europa.eu/politica-de-confidentialitate_ro
3. Pe ce temei juridic ne bazăm când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
În conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul privind ICE, „Comisia sensibilizează publicul cu privire la existența, obiectivele și funcționarea inițiativei cetățenești europene prin activități de comunicare și campanii de informare, contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii.”
Toate operațiunile de prelucrare desfășurate în contextul Campaniei de comunicare privind ICE sunt efectuate în interes public, în conformitate cu obligația legală impusă Comisiei în Regulamentul privind ICE.
Vă colectăm și vă prelucrăm datele cu caracter personal legate de calitatea dumneavoastră de parte interesată, precum și pe cele necesare pentru a vă califica drept ambasador al ICE, deoarece prelucrarea în scopul menționat mai sus la punctul 2 litera (a) (date de contact, evaluări care vă permit să fiți selectat ambasador al ICE) este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public.
Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în calitate de ambasador al ICE pe baza consimțământului dumneavoastră (pe care îl acordați prin semnarea Cartei ambasadorului ICE), în scopurile menționate mai sus, în secțiunea 2 literele (b), (c) și (d).
Ne asigurăm că sunt puse în aplicare garanții adecvate și specifice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor.
V-am obținut consimțământul direct, în scris, atunci când ați semnat „Carta ambasadorilor”.
4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm ulterior?
Vom prelucra următoarele date colectate în ceea ce vă privește ca ambasador al ICE:
- datele de contact, așa cum au fost primite de la dumneavoastră sau obținute din bazele de date oficiale relevante sau din bazele de date ale Comisiei, din relațiile locale ale Comisiei sau ale agențiilor și din surse accesibile publicului: prenumele, numele, cetățenia/preferințele lingvistice, funcția/profesia, numele organizației, numărul de telefon, adresa de e-mail, numele de utilizator din conturile de pe rețelele sociale;
- notele biografice și fotografiile pe care le-ați furnizat în vederea publicării lor pe site-ul ICE;
- evaluările Comisiei și ale contractanților care au condus la selectarea dumneavoastră ca ambasador al ICE, părerile și opiniile formulate în comunicarea cu Comisia și contractanții, Carta ambasadorilor ICE semnată, rapoartele legate de activitățile de pe rețelele sociale și de alte activități de promovare stabilite de contractant pe baza informațiilor disponibile public.
Alte date cu caracter personal ale ambasadorilor ICE pot fi prelucrate în contextul altor operațiuni de prelucrare care facilitează desfășurarea Campaniei de comunicare privind ICE, așa cum se menționează în secțiunea 2. Este, de exemplu, cazul datelor ambasadorilor ICE care își împărtășesc experiența în materie de ICE ca parte a Campaniei de comunicare privind ICE sau participă la un eveniment de comunicare privind ICE sau la o consultare specifică. Orice altă prelucrare de acest tip va fi efectuată în conformitate cu declarația de confidențialitate relevantă și pe baza consimțământului dumneavoastră specific, după caz.
5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
Unitatea SG.A.1 vă păstrează datele cu caracter personal numai pe perioada necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume pentru o perioadă maximă de douăsprezece luni de la încetarea funcției de ambasador al ICE.
Documentele (rapoarte, corespondență, informații financiare, dacă sunt relevante etc.) care conțin date cu caracter personal vor fi păstrate de Comisia Europeană timp de zece ani și vor fi arhivate în conformitate cu cadrul juridic al Comisiei și stocate în sistemul ARES (Advanced Records System), sub responsabilitatea Secretariatului General (a se vedea înregistrarea cu referința DPR-EC-00536).
Anumite conținuturi audiovizuale pot fi arhivate pentru păstrare permanentă, în conformitate cu dispozițiile Listei comune de păstrare a dosarelor Comisiei Europene [SEC(2022)400], în scopuri istorice de documentare, de păstrare și de punere la dispoziție a istoriei și a patrimoniului audiovizual al Comisiei și al Uniunii Europene.
6. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?
Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.
Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679]. Serverele gazdă pe care firma Netcompany – Intrasoft S.A. prelucrează și stochează bazele sale de date se află exclusiv pe teritoriul Uniunii Europene.
Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?
Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat din cadrul instituției, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”, precum și personalului autorizat din cadrul contractantului (Netcompany – Intrasoft S.A.). Personalul menționat respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acorduri de confidențialitate suplimentare.
Numele, prenumele, funcția și datele dumneavoastră de contact de pe rețelele sociale, precum și fotografia și nota dumneavoastră biografică vor fi publicate pe site-ul ICE.
Putem transmite prenumele, numele, organizația și datele dumneavoastră de contact altor părți interesate din Inițiativa cetățenească europeană, pe baza principiului „necesității de a cunoaște”, pentru a facilita organizarea altor activități ale campaniei.
8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
În calitate de „persoană vizată”, conform capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).
Ați consimțit la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal legate de înscrierea dumneavoastră ca ambasador al ICE. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin notificarea operatorului de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de această retragere.
Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referințele înregistrărilor, așa cum se specifică la rubrica 10 de mai jos).
9. Informații de contact
- Operatorul de date
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, și anume Comisia Europeană, Secretariatul General, Unitatea SG. A.1 „Priorități politice și program de lucru”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei
Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.
- Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) (și anume, puteți depune o plângere).
10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?
Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul de evidență al tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisia Europeană care au fost înregistrate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro.
Prezenta operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-09286.
