Postupak obrade: Komunikacijska kampanja europske građanske inicijative – komunikacija s ambasadorima europske građanske inicijative
Voditelj obrade podataka: Europska komisija, Glavno tajništvo, Odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”
Broj upisa: DPR-EC-09286
1. Uvod
Europska komisija obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
U nastavku su navedene informacije o postupku obrade „Komunikacijska kampanja europske građanske inicijative”, koji provodi Odjel A.1 Glavnog tajništva Europske komisije (Odjel SG.A.1).
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
„Komunikacijsku kampanju europske građanske inicijative” vodi Europska komisija u skladu s člankom 18. stavkom 1. Uredbe (EU) 2019/788 Europskog parlamenta i Vijeća od 17. travnja 2019. o europskoj građanskoj inicijativi. Cilj je upoznati „javnost s europskom građanskom inicijativom, njezinim ciljevima i funkcioniranjem (...), čime se doprinosi promicanju aktivnog sudjelovanja građana u političkom životu Unije”.
Važnu ulogu u promicanju europske građanske inicijative u okviru komunikacijske kampanje europske građanske inicijative imaju ambasadori europske građanske inicijative.
Ambasadori europske građanske inicijative šire glas o europskoj građanskoj inicijativi, odnosno promiču njezine vrijednosti i poruke na terenu, u državama članicama EU-a ili na razini cijelog EU-a. Ambasadori sudjeluju u brojnim aktivnostima povezanima s europskom građanskom inicijativom, uključujući:
- širenje sadržaja o europskoj građanskoj inicijativi na svojim komunikacijskim kanalima (internetske stranice, društvene mreže, publikacije, događanja itd.)
- sudjelovanje u kampanjama na društvenim mrežama koje je pokrenula Europska komisija kako bi približila europsku građansku inicijativu građanima i drugim zainteresiranim stranama
- pomoć u prepoznavanju i angažiranju glavnih oblikovatelja javnog mijenja s potencijalno velikim utjecajem (lokalne slavne osobe, aktivisti, donositelji odluka, utjecajne osobe na društvenim mrežama itd.)
- potpora u osmišljavanju, organizaciji i promicanju događanja u okviru vlastite mreže.
Odjel SG.A.1 prikuplja i obrađuje vaše podatke kako biste mogli ispuniti ulogu ambasadora europske građanske inicijative. To uključuje sljedeće postupke obrade:
- obrada podataka na temelju kojih ste odabrani za ambasadora europske građanske inicijative, odnosno ocjene na kojima se temeljio vaš odabir
- obrada vaših podataka za kontakt u svojstvu ambasadora europske građanske inicijative kako bismo vas mogli pozvati na komunikacijska događanja povezana s europskom građanskom inicijativom
- prikupljanje i/ili priprema i objava na internetskim stranicama europske građanske inicijative vašeg imena i prezimena, naziva funkcije i podataka za kontakt na društvenim mrežama, fotografije i kratkog životopisa
- praćenje računa na društvenim mrežama ambasadora i drugih promotivnih aktivnosti povezanih s europskom građanskom inicijativom.
Vaši se podaci prikupljaju ručno, preko ugovaratelja (Netcompany-Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luksemburg, e-adresa: eci@netcompany-intrasoft.com).
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.
Nadalje, ambasadori europske građanske inicijative vjerojatno će sudjelovati u drugim posebnim aktivnostima komunikacijske kampanje europske građanske inicijative** i Foruma europske građanske inicijative.
Stoga je izgledno da će se vaši osobni podaci obrađivati u kontekstu drugih postupaka obrade:
- kad kao ambasadori europske građanske inicijative komunicirate s Komisijom i građanima na Forumu europske građanske inicijative; više informacija potražite u Komisijinoj evidenciji o obradi podataka DPR-EC-00828 i odgovarajućoj izjavi o zaštiti osobnih podataka
- kad se kao ambasadori europske građanske inicijative pojavite u promotivnim materijalima komunikacijske kampanje europske građanske inicijative; više informacija potražite u Komisijinoj evidenciji o obradi podataka DPR-EC-09286 i odgovarajućoj izjavi o zaštiti osobnih podataka u vezi s Pripremom i širenjem promotivnih materijala komunikacijske kampanje europske građanske inicijative
- kad kao ambasadori europske građanske inicijative sudjelujete u događanjima u okviru komunikacijske kampanje europske građanske inicijative (na internetu i izvan njega), kao govornici ili sudionici; više informacija potražite u Komisijinoj evidenciji o obradi podataka DPR-EC-01063 i izjavama o zaštiti osobnih podataka za pojedina događanja
- kad kao ambasadori europske građanske inicijative sudjelujete u savjetovanju s dionicima o europskoj građanskoj inicijativi; više informacija potražite u Komisijinoj evidenciji o obradi podataka DPR-EC-01011 i izjavi o zaštiti osobnih podataka za pojedina savjetovanja s dionicima.
Svaki takav postupak obrade u druge svrhe uvijek podliježe odgovarajućim posebnim izjavama o zaštiti osobnih podataka i, ako je primjenjivo, vašoj izričitoj privoli.
------------------------------------------------------------------------
** Ti postupci obrade opisani su u izjavi o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na „Komunikacijsku kampanju europske građanske inicijative”, dostupnoj na: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_hr
3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
U skladu s člankom 18. stavkom 1. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi „Komisija upoznaje javnost s europskom građanskom inicijativom, njezinim ciljevima i funkcioniranjem putem komunikacijskih aktivnosti i informativnih kampanja, čime se doprinosi promicanju aktivnog sudjelovanja građana u političkom životu Unije”.
Svaki postupak obrade u kontekstu komunikacijske kampanje europske građanske inicijative od javnog je interesa i provodi se u skladu s pravnom obvezom Komisije iz Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi.
Prikupljamo i obrađujemo vaše osobne podatke kao dionika europske građanske inicijative i podatke potrebne za vaš odabir kao ambasadora europske građanske inicijative jer je obrada u svrhu iz odjeljka 2. točke (a) (podaci za kontakt, ocjene na kojima se temelji vaš odabir kao ambasador europske građanske inicijative) nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa.
Prikupljamo i obrađujemo vaše osobne podatke, kao ambasadora europske građanske inicijative, na temelju vaše privole (koju ste dali potpisivanjem povelje ambasadora europske građanske inicijative), u svrhe navedene u odjeljku 2. točkama (b), (c) i (d).
Jamčimo da su prilikom obrade osobnih podataka primijenjene odgovarajuće posebne zaštitne mjere u skladu s primjenjivim zakonodavstvom o zaštiti podataka.
Pisanu privolu dali ste nam izravno potpisivanjem povelje ambasadora.
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
Obrađivat ćemo sljedeće vaše podatke kao ambasadora europske građanske inicijative:
- podaci za kontakt koje smo dobili od vas ili iz relevantnih službenih baza podataka ili baza podataka Komisije, od postojećih lokalnih kontakata Komisije ili agencija i iz javno dostupnih izvora: ime, prezime, nacionalnost / jezične preferencije, naziv funkcije / radnog mjesta, naziv organizacije, telefonski broj, e-adresa, korisnička imena računa na društvenim mrežama
- kratki životopis i fotografije koje ste dostavili za objavu na internetskim stranicama europske građanske inicijative
- ocjene Komisije i ugovaratelja na temelju kojih ste odabrani za ambasadora europske građanske inicijative, mišljenja iz komunikacije s Komisijom i ugovarateljima, potpisana povelja ambasadora europske građanske inicijative, izvješća s društvenih mreža i o drugim promotivnim aktivnostima koja je ugovaratelj izradio na temelju javno dostupnih informacija.
Ostali osobni podaci ambasadora europske građanske inicijative mogu se obrađivati u kontekstu drugih postupaka obrade koji pridonose komunikacijskoj kampanji europske građanske inicijative, kako je navedeno u odjeljku 2., pod uvjetom da ambasador europske građanske inicijative iznese svoje iskustvo s europskom građanskom inicijativom u okviru komunikacijske kampanje europske građanske inicijative ili sudjeluje u komunikacijskom događanju povezanom s europskom građanskom inicijativom ili ciljanom savjetovanju. Svaki drugi postupak obrade provodit će se u skladu s odgovarajućom izjavom o zaštiti osobnih podataka i, ako je primjenjivo, uz vašu izričitu privolu.
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Odjel SG.A.1 čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, tj. najviše dvanaest mjeseci nakon što prestanete obavljati dužnost ambasadora europske građanske inicijative.
Europska komisija čuva dokumente (izvješća, korespondenciju, financijske informacije ako su relevantne itd.) koji sadržavaju osobne podatke tijekom razdoblja od deset godina, arhivira ih u skladu s pravnim okvirom Komisije te pohranjuje u sustavu ARES (Advanced Records System) pod nadležnošću Glavnog tajništva (vidjeti upis DPR-EC-00536).
Odabrani audiovizualni sadržaj može se arhivirati za trajno čuvanje, u skladu s odredbama Zajedničkog popisa za čuvanje na razini Komisije (SEC(2022)400), u povijesne svrhe, odnosno kako bi se povijest i audiovizualna baština Komisije i Europske unije dokumentirala, sačuvala i bila dostupna javnosti.
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.
Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679). Poslužitelji na kojima društvo Netcompany-Intrasoft S.A. obrađuje i pohranjuje svoje baze podataka nalaze se isključivo na području Europske unije.
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade, ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa i ovlašteno osoblje ugovaratelja (Netcompany-Intrasoft S.A.). To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.
Vaše ime i prezime, naziv funkcije te podaci za kontakt na društvenim mrežama, fotografija i kratki životopis bit će objavljeni na internetskim stranicama europske građanske inicijative.
Vaše ime, prezime, naziv organizacije i podatke za kontakt možemo podijeliti s drugim dionicima europske građanske inicijative na temelju načela nužnog pristupa radi lakše organizacije drugih aktivnosti kampanje.
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju odjeljka III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.
Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).
Pristali ste na obradu vaših osobnih podataka povezanih s vašim upisom u svojstvu ambasadora europske građanske inicijative. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.
Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).
9. Podaci za kontakt
- Voditelj obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka: Europska komisija, Glavno tajništvo, Odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”. SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Europska komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-09286.
