Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 10
¿Qué hay que hacer al tramitar las solicitudes de los firmantes relacionadas con el tratamiento de datos?
Aplicable a la hipótesis n.º 2, salvo en lo que se refiere a la utilización del servicio de intercambio de archivos de la Comisión.
En su calidad de interesados, los ciudadanos que apoyan una iniciativa ciudadana (firmantes) tienen derecho a solicitar al representante del grupo de organizadores:
- el acceso,
- la rectificación,
- la supresión y
- la restricción del tratamiento de
los datos personales que se tramiten como parte de las declaraciones de apoyo.
Por lo que se refiere a las direcciones de correo electrónico, los firmantes también pueden retirar su consentimiento para que se sigan tratando esos datos personales (solicitud de «cancelar suscripción»).
¿Qué se debe comprobar tras recibir una solicitud de este tipo?
- Si se están tratando datos personales de los firmantes, es decir, si el solicitante ha presentado una declaración de apoyo a la iniciativa (y una dirección de correo electrónico para recibir información actualizada sobre el progreso de la iniciativa, en su caso).
Para ello, el representante puede solicitar al firmante que facilite cualquier información que le permita recuperar los datos (por ejemplo: el Estado miembro en el que se han recogido los datos, la fecha aproximada de recogida, etc.). Sin embargo, independientemente de si el interesado facilita o no información (adicional) a este respecto, el representante debe hacer un esfuerzo razonable para responder a la solicitud dentro de los plazos establecidos. - Si el solicitante es el interesado o su representante legal, es decir, una persona con derecho a presentar la solicitud del interesado.
A tal fin, el representante podrá solicitar una prueba de identidad o un identificador único de la declaración presentada.
¿Cómo se debe responder a la solicitud?
La solicitud propiamente dicha debe tramitarse una vez que se confirme que la respuesta a las dos preguntas anteriores es positiva. La información puede facilitarse al interesado por escrito, por vía electrónica o incluso verbalmente. Debe facilitarse inmediatamente y, a más tardar, en el plazo de un mes.
Por regla general, si las solicitudes de los firmantes no son manifiestamente infundadas o excesivas (en particular solicitudes reiteradas), la información deber facilitarse gratuitamente.
NOTA:
En el caso de datos de los firmantes recogidos a través del sistema central de recogida en línea bajo la responsabilidad compartida con la Comisión, esta tramitará las solicitudes de los firmantes. La obligación del representante se limita a transmitir a la Comisión todas las solicitudes de este tipo que reciba.
Referencias:
- Capítulo III, secciones 2 y 3, del RGPD.
