Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 16
¿Cuáles son los plazos de conservación de datos?
Declaraciones de apoyo:
Tanto el grupo de organizadores como la Comisión deben destruir todas las declaraciones firmadas en apoyo a una iniciativa determinada (así como sus copias) a más tardar en la primera de las siguientes fechas:
- un mes desde la presentación de la iniciativa ante la Comisión por parte de los organizadores;
- veintiún meses desde el inicio del período de recogida.
No obstante, si se retira la iniciativa una vez iniciado el plazo de recogida, las declaraciones (así como sus copias) deben destruirse en el plazo de un mes a partir de la retirada.
Las autoridades nacionales encargadas de verificar las declaraciones de apoyo deben destruir todas las declaraciones (así como sus copias) en los tres meses posteriores a la finalización de este proceso.
Excepciones:
- Los organizadores implicados en algún procedimiento judicial o administrativo relacionado con su iniciativa podrán conservar las declaraciones de apoyo (así como sus copias) durante períodos más prolongados que los anteriormente indicados.
- En el caso de las iniciativas cuyo período de recogida se haya ampliado debido a la crisis causada por la pandemia de COVID-19, los períodos de conservación de datos se prorrogarán en consecuencia.
Direcciones de correo electrónico:
El grupo de organizadores y la Comisión deben destruir todos los registros de direcciones de correo electrónico cuando hayan transcurrido:
- un mes desde la retirada de la iniciativa, o bien
- doce meses desde la finalización del plazo de recogida, o bien
- doce meses desde la presentación de la iniciativa ante la Comisión.
No obstante, si la Comisión responde a una iniciativa válida con una comunicación oficial, el plazo de conservación de las direcciones de correo electrónico finaliza a los tres años de la publicación de la comunicación.
Referencias:
- Artículo 19, apartados 5 a 8, del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea.
- Artículo 5 del Reglamento (UE) 2020/1042 por el que se establecen medidas temporales habida cuenta del brote de COVID-19.
