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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 16
Quali sono i periodi massimi per la conservazione dei dati?
Dichiarazioni di sostegno:
sia gli organizzatori che la Commissione devono distruggere tutte le dichiarazioni di sostegno firmate per un'iniziativa (e le relative copie) entro la prima delle seguenti date:
- 1 mese dopo la presentazione dell'iniziativa alla Commissione da parte degli organizzatori
- 21 mesi dopo l'inizio del periodo di raccolta.
Tuttavia, se l'iniziativa viene ritirata dopo l'inizio del periodo di raccolta, le dichiarazioni di sostegno (e le relative copie) devono essere distrutte entro 1 mese dal ritiro.
Le autorità nazionali chiamate a verificare le dichiarazioni di sostegno devono distruggere tutti gli originali (e le relative copie) entro 3 mesi dalla conclusione della verifica.
Eccezioni:
- se si è coinvolti in procedimenti amministrativi o giudiziari relativi all'iniziativa, è possibile conservare le dichiarazioni di sostegno (e le relative copie) oltre questi termini, se richieste per tali procedimenti
- per le iniziative il cui periodo di raccolta è prorogato a causa dell'emergenza COVID-19, i periodi di conservazione dei dati sono prorogati di conseguenza.
Indirizzi e-mail:
gli organizzatori e la Commissione devono distruggere l'archivio degli indirizzi di posta elettronica entro:
- 1 mese dal ritiro dell'iniziativa, oppure
- 12 mesi dalla conclusione del periodo di raccolta, oppure
- 12 mesi dopo aver presentato l'iniziativa alla Commissione.
Tuttavia, se la Commissione risponde a un'iniziativa valida con una comunicazione formale, il periodo di conservazione degli indirizzi di posta elettronica termina 3 anni dopo la pubblicazione della comunicazione.
Riferimenti:
- articolo 19, paragrafi da 5 a 8, del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei
- articolo 5 del regolamento (UE) 2020/1042 che, in considerazione dell'epidemia di COVID-19, stabilisce misure temporanee
