Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων — Ερώτηση 16
Ποιες είναι οι προθεσμίες διατήρησης των δεδομένων;
Δηλώσεις υποστήριξης:
Τόσο η ομάδα διοργανωτών/-τριών όσο και η Επιτροπή πρέπει να καταστρέψουν όλες τις δηλώσεις υποστήριξης που έχουν υπογραφεί για μια συγκεκριμένη πρωτοβουλία (και τυχόν αντίγραφά τους), εντός των παρακάτω προθεσμιών, ανάλογα με το ποια είναι νωρίτερα:
- 1 μήνα μετά την υποβολή της πρωτοβουλίας από τους/τις διοργανωτές/-τριες στην Επιτροπή
- 21 μήνες μετά την έναρξη της περιόδου συγκέντρωσης.
Ωστόσο, εάν αποσύρετε την πρωτοβουλία μετά την έναρξη της περιόδου συγκέντρωσης, οι δηλώσεις (και τυχόν αντίγραφά τους) πρέπει να καταστραφούν εντός 1 μήνα μετά την απόσυρση.
Οι εθνικές αρχές που επαληθεύουν τις δηλώσεις υποστήριξης πρέπει να καταστρέψουν όλες τις δηλώσεις (και τυχόν αντίγραφά τους) εντός 3 μηνών από την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Εξαιρέσεις:
- Αν εμπλέκεστε σε δικαστικές ή διοικητικές διαδικασίες που συνδέονται με την πρωτοβουλία σας, μπορείτε να διατηρήσετε τις δηλώσεις υποστήριξης (και αντίγραφά τους) πέραν των ανωτέρω προθεσμιών, εφόσον απαιτούνται για τις εν λόγω διαδικασίες.
- Για πρωτοβουλίες των οποίων η περίοδος συγκέντρωσης έχει παραταθεί λόγω της κρίσης της πανδημίας COVID-19, οι περίοδοι διατήρησης δεδομένων παρατείνονται αναλόγως.
Ηλεκτρονικές διευθύνσεις:
Η ομάδα διοργανωτών/-τριών και η Επιτροπή πρέπει να καταστρέψουν όλα τα αρχεία ηλεκτρονικών διευθύνσεων εντός:
- 1 μήνα από την απόσυρση της πρωτοβουλίας σας ή
- 12 μηνών από τη λήξη της περιόδου συγκέντρωσης ή
- 12 μηνών από την υποβολή της πρωτοβουλίας στην Επιτροπή.
Ωστόσο, εάν η Επιτροπή απαντήσει σε έγκυρη πρωτοβουλία με επίσημη ανακοίνωση, η περίοδος διατήρησης των ηλεκτρονικών διευθύνσεων λήγει 3 έτη μετά τη δημοσίευση της ανακοίνωσης.
Παραπομπές:
- Άρθρο 19 παράγραφοι 5 έως 8 του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών
- Άρθρο 5 του κανονισμού (ΕΕ) 2020/1042 για τη θέσπιση προσωρινών μέτρων λόγω της επιδημικής έκρηξης της COVID-19
