Orientações em matéria de proteção de dados – Pergunta 16
Quais os prazos de conservação dos dados?
Declarações de apoio:
Tanto os organizadores como a Comissão devem destruir todas as declarações de apoio a uma dada iniciativa assinadas (bem como as eventuais cópias) na primeira das seguintes datas:
- um mês após a apresentação da iniciativa à Comissão
- 21 meses após o início do período de recolha
Contudo, se decidir retirar a iniciativa após o início do período de recolha, as declarações (e eventuais cópias) devem ser destruídas no prazo de um mês após a retirada.
As autoridades nacionais responsáveis por verificar as declarações de apoio devem destruir todas as declarações (e eventuais cópias) no prazo máximo de três meses após a conclusão do processo.
Exceções:
- Se estiver envolvido em qualquer processo judicial ou administrativo relacionado com a iniciativa, pode conservar as declarações de apoio (e respetivas cópias) por um período superior a estes prazos, caso sejam necessárias para efeitos dos processos.
- Para as iniciativas cujo período de recolha seja prorrogado devido à crise da pandemia de COVID-19, os períodos de conservação de dados são prorrogados em conformidade.
Endereços de correio eletrónico:
O grupo de organizadores e a Comissão devem destruir todos os registos de endereços eletrónicos no prazo máximo de:
- um mês após a retirada da iniciativa ou
- 12 meses após o fim do período de recolha ou
- 12 meses após a apresentação da iniciativa à Comissão
No entanto, se a Comissão responder a uma iniciativa válida com uma comunicação formal, o período de conservação dos endereços eletrónicos termina três anos após a publicação da comunicação.
Referências:
- Artigo 19.º, n.ºs 5 a 8, do Regulamento sobre a iniciativa de cidadania europeia
- Artigo 5.º do Regulamento (UE) 2020/1042 que estabelece medidas temporárias em razão do surto de COVID-19
