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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 9
Quali informazioni vanno fornite ai cittadini al momento della raccolta dei loro dati?
Vale per lo scenario 2 (il rappresentante come unico titolare del trattamento), tranne per quanto riguarda l'uso del servizio di scambio file della Commissione
Quando un cittadino (firmatario) presenta una dichiarazione di sostegno (aggiungendo facoltativamente il proprio indirizzo e-mail), va informato circa le modalità di trattamento dei suoi dati personali (finalità, durata, da chi e a chi possono essere divulgati, come vengono protetti, quali sono i suoi diritti di interessato e come può esercitare tali diritti, ecc.).
La dichiarazione di sostegno definita dal regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei comprende un testo standard per la dichiarazione di riservatezza, la quale corrisponde alle informazioni che i firmatari dovrebbero ricevere al momento della raccolta dei loro dati.
Dichiarazione di riservatezza per le dichiarazioni di sostegno raccolte su carta di cui al regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei:
In conformità del regolamento (UE) 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati), i dati personali forniti nel presente modulo saranno usati solo a sostegno dell'iniziativa e messi a disposizione delle autorità nazionali competenti a scopo di verifica e certificazione. Gli interessati hanno il diritto di chiedere al gruppo di organizzatori dell'iniziativa l'accesso ai propri dati personali nonché la rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento degli stessi.
I dati sono conservati dal gruppo di organizzatori per un periodo massimo di conservazione di un mese a partire dalla presentazione dell'iniziativa alla Commissione europea o per 21 mesi dopo l'inizio del periodo di conservazione, se questo termine è anteriore. Possono essere conservati oltre questi termini in caso di procedimenti amministrativi o giudiziari, per un mese al massimo dopo la data della conclusione di tali procedimenti.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giudiziario, se ritiene che i suoi dati sono trattati in modo illecito l'interessato ha diritto in qualsiasi momento di proporre reclamo presso un'autorità di protezione dei dati, in particolare nel suo Stato membro di residenza abituale, nel luogo di lavoro oppure nel luogo della presunta violazione.
Il rappresentante del gruppo di organizzatori dell'iniziativa o, se del caso, l'entità giuridica da esso creata, sono i titolari del trattamento ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati e possono essere contattati utilizzando le informazioni fornite sul presente modulo.
I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (se presente) sono disponibili al sito web dell'iniziativa nel registro della Commissione europea, quali forniti nel punto 4 di tale modulo.
I dati di contatto dell'autorità nazionale che riceve e tratta i dati personali e i dati di contatto delle autorità nazionali di protezione dei dati possono essere consultati all'indirizzo: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection.
Quando la raccolta avviene su carta
Quando le dichiarazioni di sostegno vengono raccolte su moduli cartacei, occorre distribuire ai firmatari una copia della dichiarazione di riservatezza o fornire loro un link a quest'ultima nella loro lingua madre. La dichiarazione di riservatezza va completata con i recapiti del titolare del trattamento dei dati, nonché dell'eventuale responsabile della protezione dei dati e delle autorità nazionali preposte alla protezione dei dati.
Dichiarazione di riservatezza per gli indirizzi di posta elettronica
Il regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei non definisce un modello analogo di dichiarazione di riservatezza da utilizzare durante raccolta degli indirizzi e-mail dei firmatari. Il rappresentante è tenuto a redigere una tale dichiarazione nel rispetto dei requisiti del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Al firmatario vanno fornite le seguenti informazioni minime (vedere l'articolo 13 del GDPR):
- descrizione e finalità del trattamento
- quali dati vengono trattati
- gli eventuali destinatari dei dati
- la durata prevista di conservazione
- i diritti dei firmatari, quali la revoca del consenso, il diritto di accesso, rettifica, cancellazione o opposizione
- istruzioni sul diritto di presentare un reclamo alle autorità.
In caso di raccolta di indirizzi di posta elettronica, il firmatario deve acconsentire separatamente al relativo trattamento descritto nella dichiarazione di riservatezza.
ATTENZIONE:
qualora le dichiarazioni di sostegno e gli indirizzi di posta elettronica vengano raccolti tramite il sistema centrale di raccolta elettronica, le relative dichiarazioni di riservatezza sono definite dalla Commissione europea. I testi delle dichiarazioni di riservatezza sono pubblicati sul sito web della Commissione dedicato all'iniziativa dei cittadini europei.
Riferimenti:
- articolo 13 del GDPR
- allegato III del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei
