Orientations en matière de protection des données – Question 9
Quelles informations donner aux citoyens lors de la collecte de leurs données?
S’applique au scénario 2 [le/la représentant(e) agit en qualité de responsable unique du traitement des données], sauf en ce qui concerne l’utilisation du service d’échange de fichiers de la Commission.
Lorsque des citoyens (signataires) présentent une déclaration de soutien (et fournissent, à titre facultatif, leur adresse électronique), ils doivent être informés de la manière dont ces données à caractère personnel seront traitées (à quelle fin, pendant combien de temps, par qui, à qui elles peuvent être divulguées, comment elles sont protégées, quels sont leurs droits en tant que personne concernée et comment ils peuvent les exercer, etc.).
La déclaration de soutien établie par le règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne comprend un texte standard de déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité correspond aux informations que les signataires devraient recevoir lors de la collecte de leurs données.
Déclaration de confidentialité pour les déclarations de soutien recueillies sur papier établie par le règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne:
Conformément au règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données), vos données à caractère personnel mentionnées dans le présent formulaire ne seront utilisées qu'aux fins de soutien de l'initiative et communiquées qu'aux autorités nationales compétentes aux fins de vérification et de certification. Vous avez le droit de demander au groupe d'organisateurs de cette initiative l'accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de ces données et la limitation de leur traitement.
Vos données seront conservées par le groupe d'organisateurs pendant une période maximale d'un mois à compter de la présentation de l'initiative à la Commission européenne, ou vingt et un mois après le début de la période de collecte, la date la plus proche étant retenue. Elles peuvent être conservées au-delà de ces limites en cas de procédures judiciaires ou administratives, au maximum un mois après la date de clôture de ces procédures.
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès d'une autorité de protection des données, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si vous considérez que vos données ont été traitées illégalement.
Le représentant du groupe d'organisateurs de l'initiative ou, le cas échéant, l'entité juridique créée par celui-ci, est le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données et peut être contacté à l'aide des coordonnées figurant dans le présent formulaire.
Les coordonnées du délégué à la protection des données (le cas échéant) sont disponibles à l'adresse internet de l'initiative dans le registre de la Commission européenne, comme indiqué au point 4 du présent formulaire.
Les coordonnées de l’autorité nationale compétente qui recevra et traitera vos données à caractère personnel, et les coordonnées des autorités nationales de protection des données peuvent être consultées à l’adresse suivante: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection?lg=fr.
Dans le cas d’une collecte sur papier
Lorsque les déclarations de soutien sont recueillies sur papier, vous devez fournir aux signataires, dans leur langue maternelle, une copie de la déclaration de confidentialité ou un lien vers celle-ci. Cette déclaration doit être complétée avec vos coordonnées en tant que responsable du traitement des données, et avec celles du délégué à la protection des données, le cas échéant, et des autorités nationales compétentes en matière de protection des données.
Déclaration de confidentialité pour les adresses électroniques
Le règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne ne prévoit pas de modèle similaire de déclaration de confidentialité à utiliser lors de la collecte des adresses électroniques des signataires. En tant que représentant(e), vous devez rédiger une telle déclaration conformément aux exigences du RGPD.
Les informations minimales suivantes devraient être fournies aux signataires (voir l’article 13 du RGPD):
- la description et la finalité du traitement;
- les données traitées;
- les destinataires des données, le cas échéant;
- la durée prévue du stockage;
- les droits des signataires, tels que le retrait du consentement, le droit d’accès et de rectification, le droit à l’effacement ou le droit d’opposition;
- des instructions relatives au droit de déposer une plainte auprès des autorités.
Si des adresses électroniques sont recueillies, les signataires doivent consentir séparément au traitement de celles-ci tel que décrit dans la déclaration de confidentialité.
IMPORTANT:
Si les déclarations de soutien et les adresses électroniques sont recueillies au moyen du système central de collecte en ligne, les déclarations de confidentialité correspondantes sont établies par la Commission européenne. Les textes de ces déclarations sont publiés sur le site web de la Commission consacré à l’ICE.
Références:
- Article 13 du RGPD
- Annexe III du règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne
