Powrót do strony głównej „Wytyczne dotyczące ochrony danych dla organizatorów”
Wytyczne dotyczące ochrony danych – pytanie 9
Jakie informacje należy przekazać obywatelom w przypadku gromadzenia ich danych?
Dotyczy scenariusza 2 (przedstawiciel występuje w roli wyłącznego administratora danych), z wyjątkiem korzystania z opracowanej przez Komisję usługi wymiany plików
W przypadku gdy obywatele (sygnatariusze) złożą deklarację poparcia (i ewentualnie przekażą swój adres e-mail), należy ich poinformować o sposobie przetwarzania tych danych osobowych (do jakich celów będą one przetwarzane, jak długo, przez kogo, komu mogą być ujawnione, w jaki sposób są one chronione, jakie są prawa sygnatariusza jako osoby, której dane dotyczą, i jak może on wykonać te prawa itp.).
Deklaracja poparcia ustanowiona na podstawie rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej zawiera standardowy tekst oświadczenia o ochronie prywatności. Oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje odpowiadające tym, które należy przekazać sygnatariuszom w przypadku gromadzenia ich danych.
Oświadczenie o ochronie prywatności w związku z deklaracjami poparcia zbieranymi w formie papierowej na podstawie rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej:
Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (rozporządzenie o ochronie danych osobowych) Pana/Pani dane osobowe podane w niniejszym formularzu zostaną wykorzystane wyłącznie na potrzeby poparcia inicjatywy i udostępnione właściwym organom krajowym do celów weryfikacji i poświadczenia. Ma Pan/Pani prawo zażądać od grupy organizatorów niniejszej inicjatywy dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawienia i usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania.
Pana/Pani dane będą przechowywane przez grupę organizatorów maksymalny okres zatrzymywania wynoszący miesiąc od przedłożenia inicjatywy Komisji lub 21 miesięcy po rozpoczęciu okresu zbierania deklaracji, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Mogą one być zatrzymywane dłużej w przypadku postępowań administracyjnych lub sądowych przez okres nie dłuższy niż miesiąc po dacie zakończenia tych postępowań.
Bez uszczerbku dla jakichkolwiek innych administracyjnych lub sądowych środków prawnych, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia w każdej chwili skargi do organu ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca, w którym miało miejsce domniemane naruszenie, jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
Przedstawiciele grupy organizatorów inicjatywy lub, w stosownych przypadkach, podmiot prawny przez nią utworzony, są administratorami danych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i można się z nimi kontaktować, korzystając z danych zawartych w niniejszym formularzu.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych (w stosownych przypadkach) są dostępne pod adresem internetowym niniejszej inicjatywy w rejestrze Komisji Europejskiej podanym w pkt 4 niniejszego formularza.
Dane kontaktowe właściwego organu krajowego, który będzie otrzymywał i przetwarzał dane osobowe, oraz dane krajowych organów ochrony danych dostępne są na stronie internetowej: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection.
W przypadku zbierania deklaracji w formie papierowej
W przypadku gdy deklaracje poparcia są zbierane w formie papierowej, należy przekazać sygnatariuszom kopię oświadczenia o ochronie prywatności lub link do tego oświadczenia w ich języku ojczystym. W oświadczeniu o ochronie prywatności należy także wskazać dane kontaktowe administratora danych i inspektora ochrony danych, jeżeli został ustanowiony, a także dane kontaktowe odpowiednich krajowych organów ochrony danych.
Oświadczenie o ochronie prywatności w przypadku zbierania adresów e-mail
W rozporządzeniu w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej nie określono podobnego modelu oświadczenia o ochronie prywatności, który ma być stosowany w przypadku zbierania adresów e-mail sygnatariuszy. Przedstawiciel powinien przygotować takie oświadczenie o ochronie prywatności zgodnie z wymogami RODO.
Sygnatariusze powinni uzyskać co najmniej następujące informacje (zob. art. 13 RODO):
- opis i cele przetwarzania
- przetwarzane dane
- odbiorcy danych, jeżeli istnieją
- planowany czas przechowywania
- prawa sygnatariuszy, takie jak prawo do wycofania zgody, prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub prawo do wniesienia sprzeciwu
- instrukcje dotyczące o prawa wniesienia skargi do organów.
W przypadku zbierania adresów e-mail sygnatariusze muszą wyrazić osobną zgodę na przetwarzanie takich danych zgodnie z opisem w oświadczeniu o ochronie prywatności.
UWAGA:
W przypadku zbierania deklaracji poparcia i adresów e-mail za pośrednictwem centralnego systemu zbierania deklaracji online to Komisja Europejska ustanawia odpowiednie oświadczenia o ochronie prywatności. Treść tych oświadczeń o ochronie prywatności jest publikowana na stronie internetowej Komisji poświęconej europejskiej inicjatywie obywatelskiej.
Odniesienia:
- art. 13 RODO
- załącznik III do rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej
