Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 9
¿Qué información se debe facilitar a los ciudadanos en el momento de la recogida de sus datos?
Aplicable a la hipótesis n.º 2 (el representante es responsable único del tratamiento de datos), salvo en lo que se refiere a la utilización del servicio de intercambio de archivos de la Comisión.
Cuando los ciudadanos (firmantes) presentan una declaración de apoyo (y, opcionalmente, facilitan su dirección de correo electrónico), deben ser informados de la manera en que se tratarán sus datos personales (para qué fines, durante cuánto tiempo, por quién, a quién se pueden divulgar, cómo se protegen, cuáles son sus derechos como interesados y cómo pueden ejercerlos, etc.).
La declaración de apoyo establecida por el Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea incluye un texto tipo para una declaración de privacidad. Esta declaración de privacidad se corresponde con la información que debe facilitarse a los firmantes en el momento de la recogida de sus datos.
Declaración de privacidad para las declaraciones de apoyo recogidas en formato papel establecida por el Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea:
De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento general de protección de datos), los datos personales facilitados en el presente formulario solo se utilizarán para el apoyo de la iniciativa y se pondrán a disposición de las autoridades nacionales competentes a efectos de la verificación y certificación. Tiene usted derecho a solicitar al grupo de organizadores de esta iniciativa acceso, rectificación, supresión y restricción del tratamiento de sus datos personales.
El grupo de organizadores conservará sus datos durante un período de conservación máximo de un mes desde la presentación de la iniciativa a la Comisión Europea o de veintiún meses desde el inicio del período de recogida, si este plazo fuese más breve. Podrán conservarse más allá de los plazos previstos en el caso de procedimientos administrativos o judiciales, durante un plazo máximo de un mes después de la fecha en que concluyan dichos procedimientos.
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o acción judicial, si considera que sus datos se han tratado de forma ilegal, tiene usted derecho a presentar en todo momento una reclamación ante una autoridad de protección de datos, en particular en el Estado miembro en el que tenga su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción.
El representante del grupo de organizadores de la iniciativa o, en su caso, la persona jurídica creada por ellos, es el responsable del tratamiento de datos en el sentido del Reglamento general de protección de datos y puede ser contactado con la información facilitada en el presente formulario.
Los datos de contacto del delegado de protección de datos (en su caso) están disponibles en la página web de esta iniciativa en el registro de la Comisión Europea, tal como se indica en el punto 4 del presente formulario.
Los datos de contacto de la autoridad nacional que recibirá y tratará sus datos personales y los datos de contacto de las autoridades nacionales de protección de datos pueden consultarse en la dirección siguiente: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_es
Recogida en formato papel
Cuando las declaraciones de apoyo se recojan en formularios impresos, se debe distribuir una copia de la declaración de privacidad o facilitar a los firmantes un enlace a dicha declaración en su lengua materna. La declaración de privacidad debe completarse con los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos, así como con los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso, y de las autoridades nacionales pertinentes de protección de datos.
Declaración de privacidad para las direcciones de correo electrónico
El Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea no define un modelo similar para la declaración de privacidad que deba utilizarse cuando se recojan las direcciones de correo electrónico de los firmantes. Los representantes deben elaborar una declaración de privacidad que cumpla los requisitos del RGPD.
Los firmantes deben recibir al menos la siguiente información (véase el artículo 13 del RGPD):
- la descripción y la finalidad del tratamiento;
- los datos tratados;
- los destinatarios de los datos, en su caso;
- la duración prevista del almacenamiento;
- los derechos de los firmantes, como la retirada del consentimiento o el derecho de acceso, rectificación, supresión u oposición;
- las instrucciones sobre el derecho a presentar una reclamación ante las autoridades.
En caso de recogida de direcciones de correo electrónico, los firmantes deben dar por separado su consentimiento para el tratamiento descrito en la declaración de privacidad.
NOTA:
En caso de que las declaraciones de apoyo y las direcciones de correo electrónico se recojan utilizando el sistema central de recogida en línea, la Comisión Europea establecerá las declaraciones de privacidad pertinentes. Los textos de estas declaraciones de privacidad se publican en el sitio web de la ICE de la Comisión.
Referencias:
- Artículo 13 del RGPD.
- Anexo III del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea.
