Operace zpracování údajů: Správa údajů o odběratelích zpravodaje o evropské občanské iniciativě
Správce údajů: Evropská komise
Operační správce údajů: Útvar SG.A.1 „Politické priority a pracovní program“
Referenční číslo: DPR-EC-03928
1. Úvod
Toto prohlášení o ochraně soukromí se týká operace zpracování s názvem „Správa údajů o odběratelích zpravodaje o evropské občanské iniciativě“ realizované útvarem Evropské komise „SG.A.1 „Politické priority a pracovní program“.
Evropská občanská iniciativa je nástrojem participativní demokracie, který umožňuje občanům navrhovat konkrétní změny v právních předpisech z těch oblastí, v níž má Evropská komise (dále jen „Komise“) pravomoc právní předpisy navrhovat. Právní rámec tohoto nástroje je zakotven v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/788 ze dne 17. dubna 2019 o evropské občanské iniciativě.
Komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.
Toto prohlášení vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, dále jak se tyto informace používají a jaká máte ve vztahu ke svým osobním údajům práva. Obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
Útvar Evropské komise „SG.A.1 Politické priority a pracovní program“ shromažďuje a dále zpracovává vaše osobní údaje za tím účelem, aby vám mohl být doručován zpravodaj o evropské občanské iniciativě.
Vaše údaje se zpracovávají jménem oddělení operačního správce údajů, útvaru SG.A.1 „Politický program pro rok práce“ Evropské komise, přičemž se využívá aplikace EU Newsroom, což je systém sloužící k rozesílání zpráv vytvořený Komisí a provozovaný Generálním ředitelstvím pro komunikační sítě, obsah a technologie [1].
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
3. jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
Přihlásil(a) jste se k odběru zpravodaje Evropské komise o evropské občanské iniciativě.
Vaše osobní údaje zpracováváme proto, že jste udělil(a) souhlas se zpracováním vašich osobních údajů za účelem odběru požadovaných informací.
Ke zpracování nás tudíž opravňuje čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) 2018/1725, který uvádí tuto podmínku:
„subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů“.
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Za účelem provádění této operace zpracování shromažďuje útvar Evropské komise „SG.A.1 Politické priority & pracovní program“ tyto kategorie osobních údajů (viz formulář sloužící k přihlášení k odběru: https://citizens-initiative.europa.eu/newsletter/subscribe_cs):
– Vaše e-mailová adresa a vámi preferovaný jazyk, které jsou nutné k tomu, abychom vám jako odběrateli mohli dodávat objednanou službu.
Přihlášením k odběru vytváříte/aktualizujete vlastní uživatelský profil na internetových stránkách EU Newsroom. Ve svém profilu můžete zadat další osobní údaje (oslovení, křestní jméno, příjmení, zemi bydliště, obor působení) a přihlásit se k odběru dalších zpravodajů. Zadáním dalších osobních údajů nám pomáháte přizpůsobit poskytovaný obsah vašim zájmům.
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Útvar Evropské komise „SG.A.1 Politický program pro rok a pracovní program“ uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu jejich získání, konkrétně do doby, než nám sdělíte své rozhodnutí vymazat svůj profil.
Svůj souhlas s odběrem zpravodaje o evropské občanské iniciativě můžete kdykoli odvolat kliknutím na odkaz ve spodní části stránky každého zpravodaje. Váš uživatelský profil se takovém případě automaticky nesmaže – je totiž možné, že prostřednictvím systému EU Newsroom odebíráte ještě jiné zpravodaje.
Chcete-li svůj uživatelský profil skutečně smazat, použijte následující odkaz: https://ec.europa.eu/newsroom/ecif/logout.cfm
EU Newsroom uchovává pouze aktuální podobu údajů. Nezaznamenává se žádná historie. Každá změna uživatelského profilu nahrazuje všechny předchozí údaje. To platí i při odstranění uživatelského profilu: tato změna je také okamžitá a nelze ji nijak vrátit zpět.
Od poslední interakce a informačním systémem Komise „EU Newsroom“ se osobní údaje uchovávají po dobu pěti let.
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje oprávněným zaměstnancům Komise, kteří za provádění této operace zpracování odpovídají, a dalším oprávněným zaměstnancům Komise v míře, do jaké je potřebují znát. Tito zaměstnanci jsou vázáni statutárními požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Máte právo na výmaz vašich osobních údajů, na omezení jejich zpracování, právo vznést námitku proti jejich zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Pro účely tohoto zpracování jste udělili útvaru Komise „SG.A.1 Politické priority a pracovní program“ souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.
· Můžete si ověřit, které osobní údaje jsou u vašeho jména uchovávány, pozměnit je nebo je nechat vymazat, a to přes váš uživatelský profil za použití vaší e-mailové adresy: https://ec.europa.eu/newsroom/ecif/logout.cfm
· Svůj souhlas s doručováním zpravodaje můžete v kterémkoli okamžiku odvolat přes odkaz ve spodní části stránky každého zpravodaje. Váš uživatelský profil se takovém případě automaticky nesmaže – je totiž možné, že prostřednictvím systému EU Newsroom odebíráte ještě jiné zpravodaje. Chcete-li smazat svůj uživatelský profil, použijte odkaz uvedený výše.
Každá změna uživatelského profilu provedená kterýmkoli z výše uvedených způsobů okamžitě aktualizuje vaše údaje vedené v aplikaci EU Newsroom. To zahrnuje i smazání uživatelského profilu.
· Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9. Pokud chcete uplatnit svá práva, popište svůj požadavek (tj. referenční čísla – viz bod 10 níže).
Vaše žádost předložená prostřednictvím tohoto kanálu a týkající se uplatnění vašich práv budou vyřízena do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
9. Kontaktní údaje
- Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo pochybnosti, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na operačního správce údajů:
European Commission
Secretariat General
Directorate A 'Strategy, Better Regulation & Corporate Governance'
Unit A.1 'Policy Priorities & Work Programme'
B – 1049 Bruxelles/Brussel
Tel. +32 22 99 21 65
E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů na adrese edps@edps.europa.eu.
10. Kde najdete podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_cs.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-03928.
Další technické informace o fungování aplikace Newsroom jsou uvedeny v záznamu DPR-EC-00841 – na Newsroom na internetových stránkách jednotného digitálního trhu.
Obecné informace o ochraně osobních údajů v souvislosti s prováděním evropské občanské iniciativy jsou k dispozici na adrese: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_cs
[1] Viz záznam DPR-EC-00841 „Newsroom na webu jednotného digitálního trhu“ na: https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00841.
