Tietojenkäsittelytehtävä: Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan uutiskirjeen tilausten hallinnointi
Yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä: Euroopan komissio
Operatiivinen rekisterinpitäjä: Yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”
Rekisteriviite: DPR-EC-03928
1. Johdanto
Tämä seloste koskee komission yksikön SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ”Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan uutiskirjeen tilausten hallinnointi”.
Eurooppalainen kansalaisaloite on osallistuvan demokratian väline, joka avulla kansalaiset voivat esittää konkreettisia muutoksia EU-lainsäädäntöön. Kansalaisaloite voi koskea mitä tahansa alaa, jolla Euroopan komissiolla on toimivalta tehdä säädösehdotuksia. Tähän välineeseen sovellettava oikeudellinen kehys on eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta 17 päivänä huhtikuuta 2019 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/788.
Komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös henkilötietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Euroopan komission yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” kerää ja käsittelee henkilötietojasi, jotta voit saada kansalaisaloitetta koskevan uutiskirjeen.
Tietoja käsitellään Euroopan komission yksikön SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” (operatiivinen rekisterinpitäjä) puolesta EU Newsroom -sovelluksella, joka on komission kehittämä ja viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologioiden pääosaston ylläpitämä uutisten hallinnointijärjestelmä.[1]
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
Olet tilannut eurooppalaista kansalaisaloitetta käsittelevän Euroopan komission uutiskirjeen.
Käsittelemme henkilötietojasi, koska olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn uutiskirjeen vastaanottamista varten.
Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely on lainmukaista asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisesti, koska:
"rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten."
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Euroopan komission yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” kerää seuraavantyyppisiä henkilötietoja voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä (ks. tilauslomake: https://citizens-initiative.europa.eu/newsletter/subscribe_fi):
– sähköpostiosoitteesi ja valitsemasi kieli, joita tarvitaan palvelun toimittamiseksi tilaajalle.
Kun tilaat uutiskirjeen, sinulle luodaan käyttäjäprofiili Newsroom-sivustolle, tai jos sinulla on jo käyttäjäprofiili, se päivitetään. Profiilissasi voit antaa muita henkilötietoja (puhuttelunimike, etu- ja sukunimi, asuinmaa, toimiala) ja tilata myös muita uutiskirjeitä. Jos ilmoitat muita henkilötietoja, saat yksilöllisempää palvelua (eli asiasisältöä voidaan kohdentaa paremmin).
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
Euroopan komission yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keruun tarkoituksen täyttämiseksi eli siihen asti, kunnes ilmoitat, että olet päättänyt poistaa profiilisi.
Voit peruuttaa kansalaisaloiteuutiskirjeen vastaanottamista koskevan suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä uutiskirjeen alareunassa olevaa linkkiä. Käyttäjäprofiiliasi ei poisteta automaattisesti, koska olet ehkä tilannut Newsroom-sivustolta muita uutiskirjeitä.
Käyttäjäprofiilin pääsee poistamaan seuraavasta linkistä: https://ec.europa.eu/newsroom/ecif/logout.cfm
Newsroom säilyttää vain viimeksi tallennetut tiedot. Historiaa ei säilytetä. Jokainen käyttäjäprofiilin muutos korvaa välittömästi kaikki tallennetut tiedot. Tämä koskee myös käyttäjäprofiilin poistamista: tämäkin muutos tehdään välittömästi, eikä profiilia voi sen jälkeen palauttaa.
Henkilötietoja säilytetään viiden vuoden ajan siitä, kun rekisteröity on viimeksi ollut vuorovaikutuksessa komission EU Newsroom -järjestelmän kanssa.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.
Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin, ja kenelle tietoja luovutetaan?
Pääsy henkilötietoihin annetaan valtuutetulle komission henkilöstölle, joka vastaa tietojen käsittelystä, ja muulle tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle komission henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.
Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.
8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?
Asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaisesti rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista niitä, jos ne ovat paikkansapitämättömiä tai puutteellisia. Rekisteröidyllä on oikeus poistaa henkilötiedot, oikeus rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä ja oikeus siirtää ne järjestelmästä toiseen.
Olet antanut suostumuksesi siihen, että Euroopan komission yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma” voi käsitellä henkilötietojasi tässä yhteydessä. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
· Voit tarkistaa, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu, ja muuttaa, oikaista tai poistaa tietojasi, kun kirjaudut käyttäjäprofiiliisi sähköpostiosoitetta käyttäen: https://ec.europa.eu/newsroom/ecif/logout.cfm
· Voit myös peruuttaa suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiseen milloin tahansa käyttämällä uutiskirjeen alareunassa olevaa linkkiä. Käyttäjäprofiiliasi ei poisteta automaattisesti, koska olet ehkä tilannut Newsroom-sivustolta muita uutiskirjeitä. Käyttäjäprofiilin pääsee poistamaan edellä olevasta linkistä.
Jokainen kahden edellä mainitun kanavan kautta tehty käyttäjäprofiilin muutos muuttaa tallennetut tietosi välittömästi. Tämä koskee myös käyttäjäprofiilin poistamista.
· Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9. Ilmoita oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainitse rekisteriviite, joka on annettu kohdassa 10).
Tällä tavalla lähetetty oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
9. Yhteystiedot
- Rekisterinpitäjä
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä operatiiviseen rekisterinpitäjään:
European Commission
Secretariat General
Directorate A 'Strategy, Better Regulation & Corporate Governance'
Unit A.1 'Policy Priorities & Work Programme'
B – 1049 Brussels
Puh. +32 2 29 92165
Sähköposti: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komission tietosuojavastaava
Jos asia koskee asetuksen (EU) 2018/1725 mukaista henkilötietojen käsittelyä, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (data-protection-officer@ec.europa.eu).
- Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu).
10. Mistä saat lisätietoja?
Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Linkki rekisteriin: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.
Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-03928.
Lisätietoja Newsroom-sovelluksen toiminnasta on asiakirjassa DPR-EC-00841, joka koskee digitaalisten sisämarkkinoiden verkkosivuston uutishuonetta.
Yleistä tietoa henkilötietojen suojasta kansalaisaloitemenettelyn eri vaiheissa: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
[1] Ks. ilmoitus DPR-EC-00841 (Digitaalisten sisämarkkinoiden sivuston uutishuone) osoitteessa https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00841.
